Xác định rủi ro và cơ hội trong ISO 9001 – KNA CERT

Xác định rủi ro và cơ hội trong ISO 9001 là một trong những yêu cầu bắt buộc khi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng trong các tổ chức, doanh nghiệp.

CÁC THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA KHI XÁC ĐỊNH RỦI RO VÀ CƠ HỘI TRONG ISO 9001

Rủi ro

Rủi ro nói tới tác động gây ra một sai lệch so với dự kiến ban đầu (tích cực và/hoặc tiêu cực). Sự không chắc chắn là tình trạng, thậm chí là một phần, sự thiếu hụt thông tin liên quan tới việc hiểu biết hoặc nhận thức về một sự kiện, hệ quả hoặc khả năng xảy ra của nó.

Cơ hội

Cơ hội là tác động có lợi hoặc tích cực của sự không chắc chắn ảnh hưởng tới khả năng của tổ chức trong việc đạt được các kết quả dự kiến của Hệ thống quản lý chất lượng

Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là các hoạt động điều phối để định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt rủi ro.

Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình tổng thể nhận diện rủi ro, phân tích rủi ro và xác định mức độ rủi ro.

Nhận diện rủi ro

Nhận diện rủi ro là quá trình tìm kiếm, nhận biết và mô tả rủi ro. Để nhận diện rủi ro đòi hỏi phải xác định các nguồn rủi ro, sự kiện, nguyên nhân và hệ quả tiềm ẩn của chúng. Để nhận diện rủi ro cần phân tích dữ liệu quá khứ, lý thuyết, ý kiến chuyên môn có hiểu biết và nhu cầu của các bên liên quan

Phân tích rủi ro

Phân tích rủi ro là quá trình tìm hiểu bản chất của rủi ro và xác định mức rủi ro. Phân tích rủi ro cung cấp cơ sở để xác định mức độ rủi ro và quyết định về xử lý rủi ro. Phân tích rủi ro bao gồm cả ước lượng rủi ro.

Mức rủi ro

Mức rủi ro là mức độ của một rủi ro hay một tập hợp các rủi ro, thể hiện bằng sự kết hợp các hệ quả và khả năng xảy ra của chúng.

Giảm thiểu rủi ro

Giảm thiểu rủi ro là một kế hoạch được thiết lập nhằm giải quyết tất cả các rủi ro đã biết, tiềm ẩn và ngăn ngừa sự tái diễn.

TẠI SAO PHẢI XÁC ĐỊNH RỦI RO VÀ CƠ HỘI

Nhận diện rủi ro và cơ hội giúp:

Tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Để xây dựng, duy trì Hệ thống quản lý chất lượng
Phòng ngừa và giảm thiểu các tình huống xấu có thể xảy ra
Hạn chế các kết quả không mong muốn
Đảm bảo tính nhất quán về chất lượng của hàng hóa, dịch vụ
Hình thành tư duy chủ động phòng ngừa và cải thiện
Củng cố niềm tin và sự hài lòng của khách hàng
Thúc đẩy tiềm năng phát triển của tổ chức

RỦI RO VÀ CƠ HỘI ĐƯỢC ĐỀ CẬP NHƯ THẾ NÀO TRONG ISO 9001:2015

Nội dung rủi ro và cơ hội được đề cập xuyên suốt trong nhiều điều khoản của ISO 9001:2015. Những điều khoản bắt thuộc phải xác định rủi ro và cơ hội trong tiêu chuẩn ISO 9001 bao gồm:

Điều 4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống

Tổ chức phải xác định các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng và việc áp dụng các quá trình này trong toàn bộ tổ chức và phải giải quyết các rủi ro và cơ hội được xác định theo các yêu cầu của 6.1.

Điều 5.1.1 Khái quát Sự lãnh đạo và cam kết

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc thúc đẩy việc sử dụng cách tiếp cận theo quá trình và tư duy dựa trên rủi ro.

Điều 5.1.2 Hướng vào khách hàng trong sự lãnh đạo và cam kết

Lãnh đạo cao nhất phải chứng tỏ sự lãnh đạo và cam kết đối với nội dung hướng vào khách hàng thông qua việc đảm bảo rằng các rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ và khả năng nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng được xác định và giải quyết.

Điều 6.1 Hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội

Khi hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức phải xem xét các vấn đề được đề cập ở 4.1 và các yêu cầu được đề cập ở 4.2 và xác định các rủi ro và cơ hội.

Tổ chức phải hoạch định các hành động giải quyết những rủi ro và cơ hội này.

Hành động được thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hột phải tương ứng với tác động tiềm ẩn tới sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.

Điều 9.1.3 Phân tích và đánh giá kết quả thực hiện

Kết quả phân tích phải được sử dụng để đánh giá hiệu lực của những hành động được thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội 10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục.

Điều 9.3.2 Đầu vào xem xét của lãnh đạo

Xem xét của lãnh đạo phải được hoạch định và thực hiện để xem xét hiệu lực của hành động thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội (xem 6.1)

Điều 10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Khi xảy ra sự không phù hợp, kể cả sự không phù hợp bất kỳ nảy sinh từ khiếu nại, tổ chức phải cập nhật rủi ro và cơ hội được xác định trong quá trình hoạch định, nếu cần.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO VÀ CƠ HỘI THEO ISO 9001:2015

Bước 1:


Bước	Nội dung	Trách nhiệm	Tài liệu
1	Phân tích bối cảnh tổ chức	Trưởng các bộ phận thuộc Hệ thống quản lý chất lương Ban điều hành ISO 9001:2015
2	Nhận diện rủi ro		BM…
3	Đánh giá rủi ro		BM…
4	Nhận diện cơ hội		BM…
5	Giải quyết rủi ro và cơ hội		BM…
6	Đánh giá hiệu lực của hành động giải quyết	Ban điều hành chứng nhận ISO 9001:2015	BM…

MA TRẬN ĐÁNH GIÁ RỦI RO


Bảng ma trận đánh giá rủi ro
*Điểm rủi ro R = M x K*	*Điểm ảnh hưởng*
Độ ảnh hưởng (M)	1	2	3	4	5
Khả năng xảy ra (K)
5	5	10	15	20	25
4	4	8	12	16	20
3	3	6	9	12	15
2	2	4	6	8	10
1	1	2	3	4	5


Xác định mức độ ảnh hưởng (M) và Khả năng xảy ra (K)
*Tiêu chí cho điểm M*	*Điểm*	*Tiêu chí cho điểm K*	*Điểm*
Không đáng kể	1	Rất hiếm khi xảy ra	1
Nhẹ	2	Khó xảy ra	2
Trung bình	3	Thỉnh thoảng	3
Nghiêm trọng	4	Thường xuyên	4
Rất nghiêm trọng	5	Liên tục	5


Xác định cấp độ ro
Cấp độ	Số điểm rủi ro (R)
A	Từ 16 – 25 điểm
B	Từ 11 – 16 điểm
C	Từ 1 – 10 điểm

Lưu ý:

Trường hợp kết quả rủi ro thuộc cấp độ A và cấp độ B → Tổ chức phải xây dựng biện pháp hành động cho các rủi ro này → Đánh giá lại hiệu quả của các biện pháp giải quyết rủi ro.
Trường hợp kết quả rủi ro thuộc cấp độ C → Khuyến khích tổ chức đưa ra biện pháp hành động.

MẪU BẢNG NHẬN DIỆN RỦI RO VÀ CƠ HỘI


Bảng nhận diện rủi ro và cơ hội từ bối cảnh của tổ chức
*Vấn đề*	*Nội dung*	*Rủi ro*	*Cơ hội*
Bên ngoài	Cạnh tranh gay gắt trên thị trường	Mất khách hàng	Cải tiến sản phẩm cũ và phát triển sản phẩm mới
	Có thêm nhiều đối thủ mới	Thị trường bị chia nhỏ	Cải tiến sản phẩm cũ và phát triển sản phẩm mới
	Quy định pháp luật ngày càng nghiêm ngặt	Khó đáp ứng được yêu cầu	Hình thành động lực tuân thủ mạnh mẽ hơn
Bên trong	Năng lực nhân viên chưa đủ	Không hoàn thành công việc	Đào tạo nhân sự
Bên trong	Thiết bị lạc hậu	Giảm năng suất lao dộng	Đầu tư trang thiết bị mới


Bảng nhận diện rủi ro và cơ hội từ nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan
*Bên liên quan*	*Nhu cầu và mong đợi của họ*	*Rủi ro*	*Cơ hội*
Khách hàng	Giao hàng đúng tiến độ	Giao hàng không đúng hạn	Cải tiến dây truyền sản xuất
	Hàng hóa đảm bảo chất lượng	Hàng hóa bị lỗi	Nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát chất lượng
	Giá cả hợp lý	Giá thành cao	Giảm chi phí sản xuất để hạ giá thành sản phẩm
Nhà cung cấp	Đặt hàng ổn định	Đặt hàng không ổn định	Tìm được nhà cung cấp khác phù hợp hơn
Nhà cung cấp	Thanh toán đủ và đúng hạn	Thanh toán không đúng hạn	Tìm được nhà cung cấp khác phù hợp hơn


Bảng nhận diện rủi ro từ quá trình Mua nguyên vật liệu
	*Mối nguy*	*Rủi ro*	*Khả năng xảy ra*	*Mức độ ảnh hưởng*	*Mức độ rủi ro*	*Phương hướng giải quyết*	*Biện pháp*	*Theo dõi sự xuất hiện của mối nguy (số lần/tháng)*
Yêu cầu mua hàng	Sai thông tin	Mua sai hoặc mua thiếu nguyên liệu	2	4	8	Giảm thiểu	Xây dựng quy trình mua hàng và yêu cầu xác nhận trước khi mua hàng
Phê duyệt	Chậm trễ	Thiếu nguyên liệu sản xuất	3	3	9	Giảm thiểu	Trao quyền phê duyệt mua hàng
Lựa chọn NCC	Đánh giá sai hoặc không đánh giá NCC	NCC không đủ năng lực	2	4	8	Loại bỏ	Thiết lập tiêu chí và quy trình đánh giá NCC định kỳ
Đặt hàng	Đặt nhầm hàng	Mua sai hoặc mua thiếu nguyên liệu	2	3	6	Giảm thiểu	Kiểm tra đơn đặt hàng trước khi gửi NCC, gửi CC đơn hàng cho các phòng ban liên quan
Nhận hàng	Hàng về trễ hoặc không đủ, không đạt chất lượng	Thiếu nguyên liệu sản xuất	3	4	12	Chuyển rủi ro	Yêu cầu NCC bồi thường
Nhập kho	Bảo quản không tốt	Hư hỏng, thiệt hại tài chính	2	3	6	Giảm thiểu	Thiết lập điều kiện bảo quản và kiểm tra định kỳ

Nếu anh chị đang tìm hiểu về ISO 9001:2015 thì bộ tài liệu sau rất cần thiết cho anh chị tìm hiểu và áp dụng ISO 9001: danh mục tài liệu, quy trình thủ tục, hệ thống biểu mãu. KNA gửi tặng anh chị: Tại đây.

Nếu gặp khó khăn khi Xác định rủi ro và cơ hội trong ISO 9001, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với KNA Cert theo số hotline: 093.2211.786.

✅⭐ Dấu IAF Công nhận Quốc tế	🔴 KNA CERT Cung cấp nhiều Dịch vụ trọn gói cho quý khách hàng !
✅⭐ Thủ tục đăng ký nhanh gọn	🔴 Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, KNA Cert cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp nhất cho quý khách hàng
✅⭐ Chính sách hậu mãi sau chứng nhận	🔴 salesmanager@knacert.com
✅⭐ Chi phí tốt	☎️ 093.2211.786