Chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001 là bản hoạch định tổng thể các cuộc đánh giá nội bộ trong một chu kỳ, thường là một năm, theo yêu cầu tại Điều khoản 9.2.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Chương trình xác định tần suất, phương pháp, trách nhiệm và lịch đánh giá cho từng bộ phận, quá trình. Bài viết dưới đây của KNA CERT phân biệt chương trình với kế hoạch và quy trình đánh giá, hướng dẫn 5 bước xây dựng chương trình theo ISO 19011:2018 kèm mẫu tham khảo.
Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001 Là Gì?
Chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001 là tập hợp một hay nhiều cuộc đánh giá được hoạch định cho một khoảng thời gian cụ thể và nhằm một mục đích cụ thể, theo định nghĩa về chương trình đánh giá trong tiêu chuẩn ISO 19011:2018. Trong hệ thống quản lý chất lượng, chương trình này trả lời 4 câu hỏi: bộ phận hoặc quá trình nào được đánh giá, vào thời điểm nào, do ai thực hiện và bằng phương pháp gì.
Điều khoản 9.2.2 của ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp hoạch định, thiết lập, thực hiện và duy trì chương trình đánh giá nội bộ, trong đó có tính đến tầm quan trọng của các quá trình liên quan, những thay đổi ảnh hưởng đến doanh nghiệp và kết quả của các cuộc đánh giá trước. Vì vậy, chương trình đánh giá nội bộ không phải tài liệu lập một lần rồi sao chép qua các năm, mà phải được điều chỉnh theo tình trạng thực tế của hệ thống quản lý chất lượng.
Phân Biệt Chương Trình, Kế Hoạch Và Quy Trình Đánh Giá Nội Bộ
Chương trình, kế hoạch và quy trình đánh giá nội bộ là 3 tài liệu khác nhau về phạm vi thời gian và mục đích sử dụng. Nhiều doanh nghiệp dùng lẫn 3 thuật ngữ này, dẫn đến hồ sơ đánh giá thiếu nhất quán khi được tổ chức chứng nhận xem xét.
Bảng dưới đây phân biệt cụ thể:
| Tiêu chí | Chương trình đánh giá | Kế hoạch đánh giá | Quy trình đánh giá |
| Phạm vi | Toàn bộ các cuộc đánh giá trong một chu kỳ (thường 1 năm) | Một cuộc đánh giá cụ thể | Trình tự các bước áp dụng chung cho mọi cuộc đánh giá |
| Nội dung chính | Tần suất, phương pháp, trách nhiệm, lịch đánh giá theo bộ phận | Mục tiêu, chuẩn mực, phạm vi, lịch làm việc chi tiết, phân công đánh giá viên của cuộc đánh giá đó | Các bước từ chuẩn bị, tiến hành đến báo cáo và khắc phục |
| Thời điểm lập | Đầu chu kỳ (đầu năm) | Trước mỗi cuộc đánh giá | Lập một lần, xem xét định kỳ |
| Người phê duyệt | Ban lãnh đạo hoặc đại diện lãnh đạo về chất lượng | Trưởng nhóm đánh giá | Ban lãnh đạo |
Trong đó, các bước chuẩn bị, tiến hành, báo cáo và khắc phục của từng cuộc đánh giá được trình bày chi tiết trong bài viết quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001. Bài viết này tập trung vào cấp độ hoạch định phía trên: nội dung và cách xây dựng chương trình đánh giá cho cả chu kỳ.
Nội Dung Của Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001
Nội dung của chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001 gồm 5 thành phần theo Điều khoản 9.2.2: tần suất, phương pháp, trách nhiệm, yêu cầu hoạch định và việc báo cáo. Mỗi thành phần cần được xác định rõ như sau:
- Tần suất: số lần đánh giá mỗi bộ phận, quá trình trong chu kỳ. Tần suất không cào bằng mà phân bổ theo mức độ rủi ro của từng quá trình.
- Phương pháp: đánh giá tại chỗ, đánh giá từ xa qua nền tảng trực tuyến hoặc kết hợp cả hai; đánh giá theo bộ phận, theo quá trình hoặc theo điều khoản của tiêu chuẩn.
- Trách nhiệm: người quản lý chương trình đánh giá, danh sách đánh giá viên và nguyên tắc phân công bảo đảm đánh giá viên không đánh giá công việc của chính mình.
- Yêu cầu hoạch định: nguồn lực cần thiết gồm thời gian, ngân sách đào tạo đánh giá viên và các biểu mẫu áp dụng thống nhất.
- Việc báo cáo: cách thức, thời hạn báo cáo kết quả từng cuộc đánh giá và báo cáo tổng hợp cả chương trình cho ban lãnh đạo.
Ngoài 5 thành phần trên, Điều khoản 9.2.2 yêu cầu chương trình phải tính đến 3 yếu tố đầu vào: tầm quan trọng của các quá trình, những thay đổi ảnh hưởng đến doanh nghiệp và kết quả của các cuộc đánh giá trước. Ba yếu tố này quyết định cách phân bổ tần suất được trình bày ở phần sau.
5 Bước Xây Dựng Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001 Theo ISO 19011:2018
Việc xây dựng chương trình đánh giá nội bộ gồm 5 bước theo hướng dẫn quản lý chương trình đánh giá tại Điều 5 của tiêu chuẩn ISO 19011:2018: xác định mục tiêu, nhận diện rủi ro và cơ hội của chương trình, thiết lập chương trình, triển khai và theo dõi, xem xét và cải tiến. Năm bước này vận hành theo chu trình PDCA ở cấp độ chương trình.
Bước 1: Xác Định Mục Tiêu Của Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001
Ban lãnh đạo xác định mục tiêu của chương trình đánh giá gắn với định hướng chiến lược và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp. Mục tiêu phổ biến gồm: xác nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu ISO 9001, kiểm chứng hiệu lực của các quá trình trọng yếu và chuẩn bị cho kỳ đánh giá chứng nhận hoặc giám sát. Mục tiêu rõ ràng là căn cứ để quyết định phạm vi và mức độ ưu tiên của các cuộc đánh giá trong chương trình.
Bước 2: Nhận Diện Rủi Ro Và Cơ Hội Của Chương Trình
Người quản lý chương trình nhận diện các rủi ro có thể làm chương trình thất bại và các cơ hội giúp chương trình hiệu quả hơn. Rủi ro thường gặp gồm: lịch đánh giá trùng mùa cao điểm sản xuất, đánh giá viên thiếu năng lực hoặc thiếu tính độc lập, thời lượng phân bổ không đủ cho quá trình phức tạp. Cơ hội có thể là kết hợp nhiều cuộc đánh giá trong một đợt để giảm gián đoạn hoặc tận dụng đánh giá từ xa cho địa điểm ở xa. Kết quả bước này được phản ánh trực tiếp vào lịch và nguồn lực của chương trình.
Bước 3: Thiết Lập Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001
Người quản lý chương trình lập bản chương trình hoàn chỉnh với 4 nội dung: phạm vi tổng thể của chương trình (bộ phận, quá trình, địa điểm cần bao phủ trong chu kỳ), lịch đánh giá theo tháng hoặc theo quý, phân công đánh giá viên cho từng cuộc đánh giá và nguồn lực kèm theo. Toàn bộ yêu cầu của ISO 9001:2015 từ Điều khoản 4 đến Điều khoản 10 phải được bao phủ ít nhất một lần trong chu kỳ. Bản chương trình được ban lãnh đạo hoặc đại diện lãnh đạo về chất lượng phê duyệt trước khi triển khai.
Bước 4: Triển Khai Và Theo Dõi Chương Trình
Người quản lý chương trình thông báo lịch đánh giá đến các bộ phận, tổ chức từng cuộc đánh giá theo đúng chương trình và theo dõi 3 chỉ số: tiến độ thực hiện so với lịch, mức độ hoàn thành mục tiêu của từng cuộc đánh giá và tình trạng xử lý các phát hiện. Khi phát sinh thay đổi lớn như mở rộng nhà máy, thay đổi công nghệ hoặc biến động nhân sự chủ chốt, chương trình được cập nhật để bổ sung cuộc đánh giá đột xuất cho khu vực bị ảnh hưởng.
Bước 5: Xem Xét Và Cải Tiến Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ
Cuối chu kỳ, người quản lý chương trình tổng hợp kết quả toàn bộ các cuộc đánh giá và đánh giá mức độ đạt được mục tiêu của chương trình. Kết quả xem xét trả lời 3 câu hỏi: tần suất phân bổ có phù hợp với mức độ rủi ro thực tế không, năng lực đánh giá viên có cần bổ sung đào tạo không và phương pháp đánh giá nào cần điều chỉnh. Các bài học này trở thành đầu vào cho chương trình của chu kỳ tiếp theo, đúng với yêu cầu tính đến kết quả các cuộc đánh giá trước tại Điều khoản 9.2.2.
Cách Xác Định Tần Suất Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001 Trong Chương Trình
Tần suất đánh giá trong chương trình được xác định theo mức độ rủi ro của từng quá trình, dựa trên 3 yếu tố tại Điều khoản 9.2.2: tầm quan trọng của quá trình, những thay đổi gần đây và kết quả các cuộc đánh giá trước. Doanh nghiệp có thể áp dụng ma trận phân loại sau:
| Nhóm quá trình | Đặc điểm | Tần suất gợi ý |
| Rủi ro cao | Quá trình tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, có thay đổi lớn hoặc có điểm không phù hợp nặng trong kỳ trước | 2 lần/năm hoặc mỗi quý |
| Rủi ro trung bình | Quá trình hỗ trợ quan trọng, có điểm không phù hợp nhẹ trong kỳ trước | 1 đến 2 lần/năm |
| Rủi ro thấp | Quá trình vận hành ổn định, không có phát hiện đáng kể qua nhiều kỳ liên tiếp | 1 lần/năm |
Cách phân bổ theo rủi ro giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào khu vực dễ phát sinh vấn đề thay vì dàn trải đều. Dù áp dụng tần suất nào, mọi quá trình thuộc phạm vi hệ thống quản lý chất lượng vẫn phải được đánh giá tối thiểu 1 lần trong chu kỳ chương trình.
Tham Khảo Mẫu Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001
Mẫu chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001 thể hiện tối thiểu 6 cột thông tin: đối tượng đánh giá, điều khoản liên quan, thời gian, đánh giá viên, phương pháp và ghi chú. Dưới đây là mẫu rút gọn cho doanh nghiệp sản xuất với chu kỳ 1 năm, 2 đợt đánh giá:
| Bộ phận / Quá trình | Điều khoản ISO 9001:2015 | Đợt 1 (T4) | Đợt 2 (T10) | Đánh giá viên | Phương pháp |
| Ban lãnh đạo | 4; 5; 6; 9.3 | x | x | Trưởng ban ISO | Phỏng vấn, xem hồ sơ |
| Phòng Nhân sự | 7.1.2; 7.2; 7.3 | x | ĐGV bộ phận khác | Tại chỗ | |
| Phòng Mua hàng | 8.4 | x | x | ĐGV bộ phận khác | Tại chỗ |
| Xưởng sản xuất | 8.1; 8.5; 8.6; 8.7 | x | x | Nhóm 2 ĐGV | Tại chỗ, quan sát |
| Phòng Kinh doanh | 8.2; 9.1.2 | x | ĐGV bộ phận khác | Tại chỗ hoặc từ xa | |
| Kiểm soát tài liệu | 7.5 | x | Trưởng ban ISO | Xem hồ sơ |
Khi sử dụng mẫu, doanh nghiệp bổ sung phần thông tin chung ở đầu tài liệu gồm: mục tiêu chương trình, chu kỳ áp dụng, người quản lý chương trình, ngày lập và chữ ký phê duyệt của ban lãnh đạo. Cột thời gian có thể chi tiết hóa theo tuần nếu doanh nghiệp có nhiều địa điểm.
Sai Lầm Thường Gặp Khi Lập Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001
Sai lầm khi lập chương trình đánh giá nội bộ thường xuất phát từ cách làm đối phó, khiến hoạt động đánh giá mất giá trị cải tiến. Doanh nghiệp cần tránh 4 sai lầm sau:
- Sao chép chương trình năm trước: giữ nguyên lịch và tần suất cũ mà không xem xét kết quả đánh giá trước và những thay đổi của doanh nghiệp, trái với yêu cầu tại Điều khoản 9.2.2.
- Cào bằng tần suất: mọi bộ phận đều đánh giá 1 lần/năm bất kể mức độ rủi ro, khiến quá trình trọng yếu không được giám sát đủ sâu.
- Phân công thiếu tính độc lập: để đánh giá viên đánh giá chính bộ phận mình phụ trách, vi phạm nguyên tắc khách quan, vô tư tại Điều khoản 9.2.2c.
- Không cập nhật khi có thay đổi: chương trình giữ nguyên dù doanh nghiệp mở thêm nhà máy, đổi công nghệ hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức trong năm.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001
1. Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001 Có Bắt Buộc Lập Thành Văn Bản Không?
Có. Điều khoản 9.2.2f của ISO 9001:2015 yêu cầu lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả đánh giá. Vì vậy, bản chương trình đánh giá là một trong những hồ sơ mà tổ chức chứng nhận luôn xem xét trong kỳ đánh giá chứng nhận và giám sát.
2. Ai Chịu Trách Nhiệm Quản Lý Chương Trình Đánh Giá Nội Bộ ISO 9001?
Người quản lý chương trình đánh giá do ban lãnh đạo chỉ định, thường là đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) hoặc trưởng ban ISO của doanh nghiệp. Theo hướng dẫn của ISO 19011:2018, người này cần có năng lực về nguyên tắc đánh giá, kiến thức về tiêu chuẩn áp dụng và hiểu biết về hoạt động của doanh nghiệp để phân bổ nguồn lực và lịch đánh giá hợp lý.
3. Một Chương Trình Đánh Giá Có Áp Dụng Được Cho Nhiều Tiêu Chuẩn Không?
Có. Doanh nghiệp áp dụng đồng thời nhiều tiêu chuẩn như ISO 9001, ISO 14001 và ISO 45001 có thể lập một chương trình đánh giá tích hợp, vì các tiêu chuẩn này dùng chung cấu trúc với các điều khoản tương đồng. Đánh giá tích hợp giúp giảm số lần gián đoạn hoạt động của các bộ phận và tiết kiệm nguồn lực đánh giá.
TÌM HIỂU KHÓA ĐÀO TẠO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO 9001
Một chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001 được hoạch định theo rủi ro, phân công độc lập và xem xét định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng chủ động thay vì đối phó với kỳ đánh giá chứng nhận. Liên hệ với KNA CERT để được hướng dẫn xây dựng chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001 phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của bạn và yêu cầu của tiêu chuẩn.
Hỏi đáp
0 Bình luận