Theo kết quả khảo sát mới nhất về các chứng chỉ ISO hợp lệ trên phạm vi toàn thế giới do Ủy ban tiêu chuẩn ISO thực hiện vào năm 2019, chứng nhận ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng là loại chứng nhận được sử dụng phổ biến nhất toàn cầu. Điều này chứng tỏ ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhận thức được sự cần thiết và tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ thống quản lý của mình. Đạt được chứng nhận ISO 9001 là một chuyện nhưng làm thế nào để phát huy tối đa lợi ích của chứng nhận ISO 9001 là một chuyện khác. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra một số gợi ý cho độc giả về cách sử dụng hiệu quả chứng nhận ISO 9001.

NÂNG CAO NHẬN THỨC THÔNG QUA HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO 

Trước tiên, để có thể tạo nên sức mạnh cho hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 thì doanh nghiệp cần nhận thức chính xác và đầy đủ về yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế này. Nếu doanh nghiệp chỉ hiểu một cách hời hợt, qua loa cho xong chuyện thì sẽ không thể nào xây dựng được các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001. Nguy hiểm hơn, những nhận định sai lệch có thể làm rối loạn hệ thống quản lý, chất lượng không những không được cải thiện mà có thể thụt lùi và tồi tệ hơn. Mục đích không thực tế, kế hoạch kém khả thi sẽ dẫn tới những hành động thừa thãi, tốn kém, không đem lại giá trị, thậm chí sai lầm. Vì vậy mà để sử dụng chứng nhận ISO 9001 một cách tối ưu thì doanh nghiệp không thể bỏ qua bước đào tạo, huấn luyện cho toàn bộ thành viên của tổ chức, từ lãnh đạo cấp cao nhất cho đến nhân viên cần hiểu được mình đang làm gì và cần làm những gì để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn.

QUYẾT TÂM CAO TRONG VIỆC TUÂN THỦ 

Thứ hai, khi đã có nhận thức đúng và đủ về tiêu chuẩn ISO 9001 thì doanh nghiệp cần thể hiện quyết tâm cao của mình trong việc tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu của tiêu chuẩn. Quyết tâm này phải được thể hiện rõ nhất qua cam kết từ lãnh đạo cấp cao. Sự quan tâm đúng mức của ban lãnh đạo sẽ là sự khích lệ rất lớn dành cho nhân viên trong việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 tại cơ sở. Không chỉ là cam kết xuông mà quan trọng nhất, bản thân lãnh đạo cũng phải “tấm gương sáng” để nhân viên noi theo. Sẽ không thể nào yêu cầu người lao động tuân thủ tuyệt đối các yêu cầu về quản lý chất lượng trong khi chính người sử dụng lao động lại có các hành vi vi phạm.

XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN, CHÍNH SÁCH PHÙ HỢP 

Thứ ba, để quá trình triển khai thực hiện ISO 9001 diễn ra thuận lợi, việc soạn thảo, ban hành các hồ sơ đào tạo, văn bản hướng dẫn, tài liệu liên quan theo tiêu chuẩn ISO 9001 là rất cần thiết. Những tài liệu này càng chi tiết, cụ thể và rõ ràng bao nhiêu thì khi thực hiện càng dễ dàng bấy nhiêu. Sự chồng chéo, nhầm lẫn trong các văn bản có thể dẫn tới sự trùng lặp trong phân công lao động, các nhiệm vụ và trách nhiệm và quy trình làm việc không được phổ biến rõ ràng sẽ làm giảm tính hiệu quả của hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001.

Hướng dẫn phương pháp tự xây dựng hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015

THỰC HÀNH TUÂN THỦ DƯỚI SỰ GIÁM SÁT CHẶT CHẼ 

Thứ tư, để đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 phát huy sức mạnh, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế kiểm tra và có bộ phận chuyên trách làm nhiệm vụ giám sát quy trình. Mặc dù tính chủ động và tự giác luôn được khuyến khích trong mỗi doanh nghiệp nhưng cũng cần có một cơ chế theo dõi để đảm bảo mọi hoạt động đều được diễn ra dưa trên nguyên tắc tuân thủ. Các hành vi vi phạm cần được phát hiện kịp thời, tại những điểm chưa phù hợp cần tìm ra nguyên nhân gốc rễ để có các biện pháp xử lý và điều chỉnh trước khi các sai phạm này gây ra hệ lụy nghiêm trọng cho hệ thống quản lý chất lượng.

ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ĐỊNH KỲ 

Thứ năm, sau một thời gian triển khai thực hiện ISO 9001, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nội bộ để xem xét các kết quả đã đạt được. Quá trình đánh giá cần tiến hành một cách khách quan, đảm bảo ghi nhận một cách trung thực những thành tựu đạt được và cả những hạn chế tồn đọng trong hệ thống. Kết thúc giai đoạn này, doanh nghiệp có thể tổng kết lại bằng một báo cáo trong đó trình bày rõ các vấn đề liên quan. Những điểm sáng và những tấm gương trong hoạt động xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn nên được tuyên dương, khích lệ và khen thưởng để tạo động lực tích cực cho các nhân viên trong công ty. Ngược lại, cần nghiêm túc nhìn nhận lại những hạn chế và cùng nhau thảo luận để tìm ra nguyên nhân và biện pháp.

quy trình đánh giá nội bộ iso 9001:2015

CẢI TIẾN LIÊN TỤC 

Dựa trên kết quả đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần có kế hoạch cải tiến trong tương lai. Cải tiến không chỉ hướng tới mục tiêu xóa bỏ và giảm thiểu những hạn chế mà còn phải duy trì được những thành quả đã đạt được và hành động mới để nâng cao hiệu suất cho hệ thống quản lý chất lượng trong tương lai. Đôi khi sự thay đổi không chỉ tập trung vào hành vi thực hành và còn là sự sửa đổi cả ở các chính sách, văn bản nếu doanh nghiệp nhận thấy hệ thống hồ sơ, tài liệu cũ không còn phù hợp với thực tại. Ngoài ra, không chỉ rút kinh nghiệm từ chính hoạt động của bản thân, doanh nghiệp cũng nên học hỏi kinh nghiệm của các tổ chức đã thành công trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn, tránh dẫm vào vết xe đổ của những tổ chức đi trước.

KẾT LUẬN:

Thực tế chỉ ra rằng “Ngủ quên trên chiến thắng” là một căn bệnh mà khá nhiều doanh nghiệp mắc phải sau khi thành công sở hữu chứng chỉ ISO 9001. Cần nhớ rằng bối cảnh thực tại luôn biến động không ngừng và thị trường ngoài kia đang ngày một cạnh tranh khốc liệt, nếu doanh nghiệp không liên tục cập nhật những cái mới, theo sát tình hình và củng cố hệ thống của mình thì rất dễ bị tụt lại phía sau. Nếu doanh nghiệp chỉ đơn thuần coi chứng chỉ ISO 9001 như một loại bằng cấp để “khoe mẽ” và công cụ để “qua mặt” khách hàng cùng đối tác thì sẽ không thể nào tạo nên hiệu quả thực sự cho hệ thống quản lý chất lượng của mình. Trên đây là một số gợi ý về cách sử dụng hiệu quả chứng nhận ISO 9001. Hy vọng bài viết này không những giúp doanh nghiệp phát huy được tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng mà còn duy trì lâu dài và cải thiện được hiệu quả đó.