Six Sigma là gì? Cấp độ, Quy trình & Công cụ 6 Sigma

Six Sigma là phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê, giúp doanh nghiệp giảm lỗi xuống mức gần như tuyệt đối. Một quy trình đạt chuẩn Six Sigma chỉ tạo ra tối đa 3.4 lỗi trên một triệu cơ hội. Thay vì sửa sản phẩm lỗi sau khi xảy ra, phương pháp này ngăn lỗi ngay từ gốc. Bài viết của KNA CERT trình bày định nghĩa, cách đo lường bằng cấp độ Sigma, quy trình triển khai, hệ thống cấp đai, bộ công cụ và lợi ích của 6 Sigma.

Six Sigma là gì?

Six Sigma là hệ phương pháp cải tiến quy trình và quản lý chất lượng, dùng công cụ thống kê để phát hiện lỗi, tìm nguyên nhân của lỗi và loại bỏ lỗi nhằm tăng độ chính xác của quy trình. Phương pháp này còn được viết là 6 Sigma hoặc 6σ.

Một quy trình chỉ đạt chuẩn Six Sigma khi tạo ra không quá 3.4 lỗi trên một triệu cơ hội phát sinh lỗi, tương đương tỷ lệ chính xác 99.99966%. Đây là mục tiêu trung tâm mà mọi dự án Six Sigma hướng tới.

Six Sigma không phải là tiêu chuẩn chứng nhận. Đây là một phương pháp tư duy: thay vì xử lý sản phẩm lỗi sau khi đã xảy ra, doanh nghiệp đầu tư cải thiện quy trình để ngăn lỗi từ gốc. Doanh nghiệp lựa chọn áp dụng Six Sigma một cách tự nguyện, không mang tính bắt buộc.

Chỉ số Sigma (σ) đo lường gì?

Chỉ số Sigma (σ) đo độ lệch chuẩn, tức mức độ biến động của một quy trình so với giá trị trung bình. Sigma càng cao thì biến động càng nhỏ và quy trình càng ổn định. Ở cấp độ 6 Sigma, khoảng cách giữa giá trị trung bình và giới hạn cho phép rộng gấp sáu lần độ lệch chuẩn, nhờ đó tỷ lệ lỗi giảm xuống mức rất thấp.

Six Sigma ra đời khi nào và do ai phát triển?

Six Sigma được kỹ sư Bill Smith giới thiệu tại Motorola vào năm 1986, vì vậy ông được gọi là “cha đẻ của Six Sigma”. Mikel Harry và Giám đốc điều hành Bob Galvin của Motorola cùng góp công phát triển phương pháp. Motorola đăng ký Six Sigma là nhãn hiệu vào năm 1993. Trước đó, năm 1988, nhờ áp dụng Six Sigma, Motorola giành giải thưởng Chất lượng Quốc gia Malcolm Baldrige, theo ghi nhận của tổ chức iSixSigma.

6 cấp độ Sigma và Chỉ số DPMO

1. Các cấp độ Sigma

Six Sigma được chia thành 6 cấp độ, từ 1 Sigma đến 6 Sigma. Mỗi cấp độ phản ánh một số lỗi trên một triệu cơ hội (DPMO) và một tỷ lệ đạt chuẩn (Yield) khác nhau. Cấp độ càng cao thì số lỗi càng ít và tỷ lệ đạt chuẩn càng lớn.

Bảng dưới đây áp dụng độ dịch chuyển 1.5 Sigma, vốn là quy ước phổ biến để phản ánh biến động của quy trình theo thời gian.

Nguồn dữ liệu quy đổi: bảng chuyển đổi Sigma chuẩn của MoreSteam và iSixSigma (đã tính độ dịch chuyển 1.5 Sigma).

Khoảng cách giữa các cấp độ rất lớn. Một quy trình ở mức 3 Sigma tạo ra 66.807 lỗi trên một triệu cơ hội, trong khi mức 6 Sigma chỉ còn 3.4 lỗi. Vì vậy, mỗi bậc Sigma tăng thêm đều mang lại cải thiện đáng kể về chất lượng.

2. DPMO là gì và cách tính chỉ số DPMO?

DPMO (Defects Per Million Opportunities) là số lỗi trên một triệu cơ hội phát sinh lỗi. Đây là thước đo chính để xác định cấp độ Sigma của một quy trình. Công thức tính như sau:

DPMO = (Số lỗi / (Số đơn vị × Số cơ hội lỗi trên mỗi đơn vị)) × 1.000.000

* Ví dụ: Một quy trình sản xuất 1.000 sản phẩm, mỗi sản phẩm có 5 cơ hội phát sinh lỗi và ghi nhận 10 lỗi. Khi đó DPMO = (10 / (1.000 × 5)) × 1.000.000 = 2.000 lỗi trên một triệu cơ hội. Đối chiếu bảng cấp độ Sigma, quy trình này đạt khoảng 4.4 Sigma.

5 nguyên tắc cốt lõi của Six Sigma là gì?

Six Sigma vận hành dựa trên 5 nguyên tắc cốt lõi, định hướng mọi hoạt động cải tiến của doanh nghiệp. Các nguyên tắc được sắp xếp từ trọng tâm là khách hàng đến cách quản lý quy trình.

• Hướng đến khách hàng: Mọi cải tiến đều xuất phát từ nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng. Doanh nghiệp lắng nghe tiếng nói của khách hàng để xác định đâu là lỗi cần loại bỏ.
• Quản lý dựa trên dữ liệu: Mọi quyết định dựa trên số liệu đo lường, không dựa trên phán đoán. Dữ liệu giúp xác định mức độ lỗi và mức cải thiện sau mỗi dự án.
• Tập trung vào quy trình và chủ động phòng ngừa: Six Sigma ngăn lỗi từ gốc thay vì xử lý hậu quả. Quy trình ổn định ngay từ đầu sẽ tạo ra ít sản phẩm lỗi hơn.
• Cộng tác không rào cản: Các bộ phận phối hợp theo chiều dọc, chiều ngang và đan chéo. Sự phối hợp này giúp quy trình thông suốt từ đầu đến cuối.
• Hướng tới hoàn thiện nhưng chấp nhận sai sót trong giới hạn: Tiêu chuẩn 3.4 lỗi trên một triệu cơ hội cho thấy Six Sigma không đòi hỏi sự hoàn hảo tuyệt đối. Doanh nghiệp được phép mắc lỗi nhỏ, miễn là giới hạn được hậu quả và rút ra bài học.

HỎI ĐÁP VỚI CHUYÊN GIA

Quy trình triển khai Six Sigma gồm những bước nào?

Six Sigma được triển khai theo hai khung quy trình chính: DMAIC và DMADV. DMAIC dùng để cải tiến một quy trình đang vận hành và là khung phổ biến nhất. DMADV dùng để thiết kế một quy trình hoặc sản phẩm hoàn toàn mới.

Quy trình DMAIC gồm 5 bước: Define, Measure, Analyze, Improve và Control. Mỗi bước có một mục tiêu riêng và được thực hiện theo thứ tự dưới đây.

* Điểm khác biệt giữa DMADV và DMAIC: DMADV là khung Six Sigma gồm 5 bước: Define, Measure, Analyze, Design và Verify. Điểm khác biệt nằm ở mục đích sử dụng. DMAIC cải tiến một quy trình đã có và đang chạy, còn DMADV thiết kế một quy trình hoặc sản phẩm mới ngay từ đầu. Doanh nghiệp chọn DMADV khi quy trình hiện tại không thể đáp ứng yêu cầu dù đã cải tiến nhiều lần, hoặc khi cần xây dựng một sản phẩm chưa từng có.

Hệ thống cấp đai trong Six Sigma được phân chia như thế nào?

Six Sigma phân vai trò nhân sự theo hệ thống cấp đai, lấy cảm hứng từ võ thuật. Mỗi cấp đai thể hiện mức độ đào tạo và trách nhiệm trong dự án cải tiến. Các cấp đai được sắp xếp từ thấp đến cao trong bảng dưới đây.

Bên cạnh các cấp đai, vai trò Champion thường do lãnh đạo cấp cao đảm nhận để bảo trợ và cấp nguồn lực cho dự án Six Sigma.

Các công cụ thường dùng trong Six Sigma là gì?

Six Sigma sử dụng nhiều công cụ thống kê và phân tích chất lượng để phát hiện lỗi và tìm nguyên nhân gốc rễ. Mỗi công cụ phù hợp với một giai đoạn nhất định trong quy trình DMAIC, như bảng dưới đây.

Doanh nghiệp nhận được lợi ích gì khi áp dụng Six Sigma?

Doanh nghiệp áp dụng Six Sigma nhận được lợi ích về chi phí, chất lượng và quản trị. Năm lợi ích nổi bật được trình bày dưới đây.

• Giảm chi phí: Khi tỷ lệ lỗi giảm, doanh nghiệp cắt được lãng phí về nguyên vật liệu, nhân công và thời gian. Chi phí trên từng sản phẩm vì thế giảm theo.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Sản phẩm ổn định và đáp ứng đúng yêu cầu giúp giữ lòng trung thành của khách hàng. Đây là lợi thế cạnh tranh dài hạn.
• Cải thiện chất lượng và tính ổn định: Quy trình ít biến động tạo ra sản phẩm đồng đều. Doanh nghiệp giảm được hàng lỗi và hàng phải làm lại.
• Hỗ trợ ra quyết định bằng số liệu: Dữ liệu đo lường minh bạch giúp nhà quản lý định hướng chính xác. Quyết định không còn dựa trên cảm tính.
• Tạo nền tảng mở rộng quy mô: Một quy trình đã đạt chuẩn dễ nhân rộng sang nhà máy hoặc thị trường mới. Hệ thống đo lường đi kèm cũng được chuẩn hóa.

Làm thế nào để doanh nghiệp bắt đầu triển khai Six Sigma?

Doanh nghiệp triển khai Six Sigma theo một lộ trình rõ ràng, từ cam kết của lãnh đạo đến duy trì kết quả. Năm bước dưới đây mô tả cách bắt đầu hiệu quả.

• Cam kết từ lãnh đạo. Ban lãnh đạo phân công vai trò Champion để bảo trợ và cấp nguồn lực cho chương trình.
• Chọn dự án ưu tiên. Dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp chọn quy trình có nhiều lỗi hoặc ảnh hưởng lớn đến khách hàng để cải tiến trước.
• Đào tạo nhân sự theo cấp đai. Doanh nghiệp xây dựng đội ngũ đai vàng, đai xanh và đai đen phù hợp với quy mô dự án.
• Triển khai theo quy trình DMAIC. Đội dự án đi qua năm bước Define, Measure, Analyze, Improve và Control.
• Đo lường kết quả và duy trì. Doanh nghiệp đánh giá mức cải thiện và dùng kiểm soát để giữ quy trình ổn định lâu dài.

Six Sigma và Lean Six Sigma khác nhau như thế nào?

Six Sigma là phương pháp giảm lỗi và biến động của quy trình. Lean Six Sigma là mô hình kết hợp Six Sigma với Lean, vừa giảm lỗi vừa loại bỏ lãng phí. Nói cách khác, Lean Six Sigma chứa Six Sigma bên trong và bổ sung thêm yếu tố tinh gọn của Lean.

Tóm lại, Six Sigma tập trung vào chất lượng, còn Lean Six Sigma mở rộng phạm vi sang cả tốc độ và lãng phí. Để tìm hiểu chi tiết về mô hình kết hợp này, bạn có thể tham khảo bài viết Lean Six Sigma là gì.

Khi nào nên và chưa nên áp dụng Six Sigma?

Six Sigma là lựa chọn ưu tiên cho cải tiến chất lượng, nhưng không phù hợp với mọi tình huống. Doanh nghiệp nên cân nhắc dựa trên đặc điểm quy trình và nguồn lực của mình.

1. Trường hợp nên áp dụng Six Sigma

• Quy trình phát sinh nhiều lỗi lặp lại, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
• Doanh nghiệp có sẵn dữ liệu đo lường để phân tích nguyên nhân lỗi.
• Lãnh đạo cam kết theo đuổi cải tiến trong dài hạn.
• Quy mô sản xuất hoặc dịch vụ đủ lớn để lỗi gây ra chi phí đáng kể.

2. Trường hợp chưa nên áp dụng Six Sigma

• Quy trình quá đơn giản, ít lỗi và không cần phân tích thống kê phức tạp.
• Thiếu dữ liệu đo lường để xác định cấp độ Sigma và nguyên nhân lỗi.
• Nguồn lực hạn chế, chưa có nhân sự được đào tạo về Six Sigma.
• Doanh nghiệp cần kết quả tức thì, trong khi Six Sigma triển khai theo dự án và cần thời gian.

Ví dụ thực tế về doanh nghiệp áp dụng Six Sigma thành công

Nhiều tập đoàn lớn đã áp dụng Six Sigma và ghi nhận kết quả rõ rệt. Ba ví dụ dưới đây cho thấy phương pháp này phù hợp với nhiều ngành và quy mô khác nhau.

1. Motorola – nơi khởi nguồn Six Sigma

Motorola là nơi Bill Smith giới thiệu Six Sigma năm 1986. Bằng cách giảm lỗi trong sản xuất, Motorola tài liệu hóa khoản tiết kiệm hơn 16 tỷ đô la, theo ghi nhận của tổ chức GoLeanSixSigma. Thành quả này giúp công ty giành giải thưởng Malcolm Baldrige năm 1988.

2. General Electric – mở rộng Six Sigma ra toàn cầu

General Electric bắt đầu áp dụng Six Sigma từ năm 1995 dưới thời Giám đốc điều hành Jack Welch. Phương pháp trở thành trọng tâm trong chiến lược của công ty. Theo nhiều nguồn, GE được cho là tiết kiệm khoảng 12 tỷ đô la trong giai đoạn 1995 đến 2000.

3. Samsung – cải thiện chất lượng điện thoại

Samsung từng đối mặt với tỷ lệ lỗi cao trên dòng điện thoại SH-700, dẫn đến việc thu hồi và tiêu hủy 150.000 sản phẩm. Sau đó, công ty triển khai Six Sigma trên toàn bộ các bộ phận và chuyển trọng tâm từ số lượng sang chất lượng. Nhờ đó, Samsung phục hồi và vươn lên dẫn đầu thị trường smartphone.

Six Sigma là phương pháp cải tiến quy trình giúp doanh nghiệp giảm lỗi, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng lâu dài. KNA CERT sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng lộ trình áp dụng phù hợp. Liên hệ KNA CERT qua số Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn chi tiết về phương pháp Six Sigma.