Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO

Một nhà cung cấp hoạt động kém có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và thậm chí có thể khiến công ty của bạn phải đối mặt với nhiều rủi ro. Đó là lý do tại sao việc xây dựng quy trình tìm kiếm nhà cung cấp lại trở nên quan trọng. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về quy trình đánh giá nhà cung cấp trong bài viết dưới đây.

YÊU CẦU CỦA ISO 9001 VỀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP

Nhà cung cấp hay Nhà cung ứng (Suppliers) còn được gọi là nhà thầu phụ, có vai trò là “đối tác” của doanh nghiệp. Nhà cung cấp chỉ một đơn vị/cá nhân cung cấp sản phẩm (có thể bao gồm phần cứng, phần mềm hoặc các vật liệu chế biến) hoặc dịch vụ cho một tổ chức/doanh nghiệp khác.

Phiên bản ISO 9001 mới nhất là ISO 9001: 2015 đã đặt ra yêu cầu về đánh giá nhà cung cấp và nhận được nhiều sự quan tâm. Cụ thể tại Điều khoản 8.4 – Kiểm soát các sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp có nêu, doanh nghiệp phải xác định và áp dụng các chuẩn mực đánh giá, lựa chọn, giám sát kết quả hoạt động và đánh giá lại các nhà cung cấp bên ngoài, dựa trên khả năng cung cấp các quá trình hoặc sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu.

Còn trong điều khoản 9.1 – Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá nhấn mạnh doanh nghiệp phải xác định, thu thập và phân tích dữ liệu liên quan về các nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng và giám sát việc cải tiến liên tục.

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP THEO ISO 9001:2015

Bước 1: Xác định nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp

Các yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp giống như “đề bài” và cần phải tìm ra nhà cung cấp có thể cung ứng nguyên vật liệu/hàng hóa/dịch vụ giải quyết, đáp ứng được đề bài đó. Nhu cầu, yêu cầu của doanh nghiệp càng rõ ràng thì việc tìm được những nhà cung cấp phù hợp càng dễ dàng.

Việc xác định cụ thể những yêu cầu, nhu cầu này cũng giúp doanh nghiệp có thêm căn cứ để cân nhắc sẽ tận dụng nguồn lực nào của tổ chức để giải quyết hay thuê nhà cung cấp bên ngoài xử lý. Doanh nghiệp cần xác định một số yêu cầu chính như:

• Sản phẩm, nguyên vật liệu hay dịch vụ cần cung cấp là gì?
• Các tiêu chuẩn kỹ thuật hay quy chuẩn cụ thể đối với sản phẩm/nguyên vật liệu/ dịch vụ là gì?
• Thời hạn cung ứng sản phẩm/nguyên vật liệu/dịch vụ khoảng bao lâu?
• …

Bước 2: Tìm và lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng

Với sự phát triển của Internet thì giờ đây việc tìm kiếm nhà cung cấp trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Doanh nghiệp có thể tìm nhà cung cấp thông qua Internet, quảng cáo, thư chào hàng, hồ sơ chứng từ cũ của doanh nghiệp…

Từ yêu cầu, nhu cầu đã được xác định ở bước 1, doanh nghiệp có thể lên danh sách các nhà cung cấp có thể đáp ứng những yêu cầu, nhu cầu đó. Với các dự án hay yêu cầu quá lớn, phạm vi rộng, nhiều hạng mục, doanh nghiệp thậm chí có thể cần phải lên danh sách nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Nguyên tắc để nhà cung cấp được lựa chọn vào danh sách này là nhà cung cấp đó phải có năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp. Mặt khác, giá cả nhà cung cấp đưa ra cũng phải phù hợp với khoản ngân sách của công ty bạn.

Bước 3: Yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực

Khi đã tìm được nhà cung cấp, doanh nghiệp cần liên hệ để yêu cầu báo giá và xin hồ sơ năng lực. Ngoài ra thì doanh nghiệp cũng có thể tìm hiểu và hỏi thêm về những yêu cầu đặc biệt khác. Những thông tin này sẽ được dùng trong phần lớn quá trình đánh giá nhà cung cấp.

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá

Về bản chất thì việc đánh giá nhà cung cấp là kiểm tra nhà cung cấp có đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp hay không, sau đó là so sánh với các nhà cung cấp khác từ đó chọn ra đơn vị phù hợp nhất với doanh nghiệp. Do đó thì bước đầu tiên trong quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO đó là xây dựng các điều kiện, tiêu chí đánh giá.

Các tiêu chí đánh giá và điều kiện này sẽ phụ thuộc vào ngành hàng, điều kiện và và các yêu cầu của doanh nghiệp. Một số điều kiện phổ biến thường được áp dụng là:

• Chất lượng sản phẩm/dịch vụ/hàng hóa/nguyên vật liệu cung cấp;
• Thời gian giao hàng;
• Giá cả, điều kiện thanh toán;
• Trách nhiệm xã hội, đạo đức nghề nghiệp của nhà cung cấp;
• Năng lực cung cấp;
• Quy chuẩn đóng gói, hình thức bảo quản;
• Các yêu cầu đặc biệt, tính bền vững của nhà cung cấp;
•  …

Doanh nghiệp có thể xây dựng các tiêu chí này gắn với một số thang điểm định lượng cụ thể. Như vậy, quá trình đánh giá nhà cung cấp sẽ cho bạn kết quả rõ ràng, giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhanh chóng hơn. 

Bước 5: Đánh giá nhà cung cấp

Dựa vào những thông tin đã thu thập, doanh nghiệp tiến hành đánh giá nhà cung cấp. Về bản chất thì việc đánh giá nhà cung cấp là kiểm tra nhà cung cấp có đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp hay không, sau đó là so sánh với các nhà cung cấp khác từ đó chọn ra đơn vị phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Yếu tố phù hợp cần được đảm bảo từ cả hai phía: nhà cung cấp và cả doanh nghiệp. Do đó, nếu cần thiết doanh nghiệp có thể tổ chức buổi trao đổi để lắng nghe các đề xuất của nhà cung cấp và cũng chia sẻ cho họ hiểu rõ yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ của mình.

Sau quá trình đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp cần nắm được những thông tin sau:

• Nhà cung cấp có điểm mạnh, điểm yếu nào?
• Đâu là nhà cung cấp có số điểm đánh giá cao nhất?
• Đâu là nhà cung cấp có báo giá/cam kết chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất?
• Đâu là nhà cung cấp phù hợp, tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp? Vì sao?
• …

Trong trường hợp danh sách nhà cung cấp của bạn quá nhiều, doanh nghiệp có thể đánh giá nhà cung cấp thành nhiều vòng khác nhau. Thậm chí có thể đề nghị nhà cung cấp tiến hành trình bày mẫu sản phẩm, dịch vụ để chứng minh khả năng đáp ứng, giải quyết của họ đối với nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 6: Lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp

Các thông tin thu nhận được từ bước đánh giá nhà cung cấp cần được lập thành báo cáo chi tiết. Lập báo cáo đánh giá là bước tập hợp thông tin lại một cách ngăn nắp thành những dữ liệu có ích giúp lãnh đạo công ty dễ dàng lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. 

Bước 7: Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp và đặt hàng

Hợp đồng với nhà cung cấp cần làm rõ các thông tin sau:

• Mục tiêu cung ứng sản phẩm/dịch vụ là gì?
• Sản phẩm dịch vụ cần đảm bảo các yêu cầu nào?
• Thời gian thực hiện cung ứng?
• Giá thành sản phẩm/dịch vụ?
• …

Một hợp đồng cụ thể sẽ giúp cả doanh nghiệp và nhà cung cấp cùng nhận được những lợi ích, giải quyết được nhu cầu theo mong muốn của hai bên. Thậm chí, một hợp đồng công bằng, bình đẳng, giúp cả hai bên cùng hài lòng còn có thể giúp gia tăng động lực làm việc, cung ứng vượt thời hạn đối với nhà cung cấp. 

Bước 8. Kiểm soát và giám sát nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát nhà cung cấp cũng như kịp thời đưa ra các hành động khắc phục khi có vấn đề xảy ra. Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 thì doanh nghiệp cần phải lựa chọn cấp độ kiểm soát nhà cung cấp tùy theo mức độ tác động tiềm ẩn của quá trình hoặc sản phẩm/dịch vụ mà nhà cung cấp đó cung ứng. 

Bước 9. Tái đánh giá

Với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 thì việc tái đánh giá nhà cung cấp cần được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần, tùy vào mức độ kiểm soát nhà cung cấp mà doanh nghiệp ấn định cho nhà cung cấp đó.

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO. Để biết thêm thông tin chi tiết, Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline:  0983.264.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ giải đáp.