Quy định (EU) 2025/40 (PPWR) đối với Bao bì thương mại điện tử (E-commerce) xuất khẩu sang EU

Quy định (EU) 2025/40 về Bao bì và Chất thải bao bì (PPWR) có nhóm nghĩa vụ áp đặt lên bao bì dùng để giao đơn hàng bán trực tuyến vào thị trường châu Âu. Từ ngày 12/08/2026, mỗi hộp carton, túi mailer, băng keo và vật liệu độn trong một kiện hàng đều là bao bì chịu sự điều chỉnh: phải tối giản về thể tích, phải dán nhãn phân loại, phải có Hồ sơ kỹ thuật và Tuyên bố Hợp quy (DoC). Bài viết của KNA CERT làm rõ từng nghĩa vụ, từng mốc thời gian và phần việc doanh nghiệp Việt Nam bán hàng xuyên biên giới cần chuẩn bị ngay.

Bao bì thương mại điện tử theo Quy định (EU) 2025/40 về PPWR là gì?

Bao bì thương mại điện tử (e-commerce packaging) là bao bì vận chuyển được sử dụng để giao sản phẩm bán trực tuyến hoặc qua các hình thức bán hàng từ xa khác đến người dùng cuối, theo định nghĩa tại Điều 3 Quy định (EU) 2025/40. Đây là lớp bao bì được người bán hoặc đơn vị hoàn tất đơn hàng (fulfillment) bổ sung để đưa hàng từ kho đến tay người mua tại EU, không phải lớp bao bì trưng bày sản phẩm trên kệ.

* Lưu ý: Quy định (EU) 2025/40 về PPWR tái cấu trúc lại hệ thống định nghĩa của Chỉ thị 94/62/EC thành ba nhóm — bao bì bán hàng (sơ cấp), bao bì nhóm (thứ cấp) và bao bì vận chuyển (tam cấp) — rồi tách riêng bao bì thương mại điện tử như một dạng đặc thù của bao bì vận chuyển. Chính vì được tách riêng, bao bì thương mại điện tử không được hưởng một số miễn trừ vốn dành cho bao bì vận chuyển thông thường, đặc biệt là miễn trừ về nhãn phân loại.

Phân biệt bao bì thương mại điện tử với các loại bao bì khác

Bốn loại bao bì dưới đây có thể cùng xuất hiện trong một đơn hàng thương mại điện tử, nhưng nghĩa vụ pháp lý của chúng khác nhau:

Những thành phần nào trong kiện hàng được tính là bao bì thương mại điện tử?

Toàn bộ vật liệu tạo nên kiện hàng đều được tính, không chỉ riêng chiếc hộp bên ngoài. Danh mục bao bì thương mại điện tử của một doanh nghiệp bán hàng xuyên biên giới thường gồm:

• Hộp carton, hộp định hình hoặc túi bưu kiện (mailer) bằng nhựa, giấy kraft, giấy bọt khí.
• Băng keo dán thùng, dây đai, màng chằng, tem niêm phong dán trực tiếp lên kiện hàng.
• Vật liệu độn chống sốc: túi khí, màng xốp hơi, hạt xốp, giấy vụn, mút định hình, dăm gỗ.
• Túi đựng phiếu giao hàng dán ngoài thùng và nhãn dán vận đơn gắn trên bao bì.

Mỗi vật liệu trong danh mục này đều cần được khai báo trong hồ sơ tuân thủ, vì PPWR đánh giá bao bì ở dạng thành phẩm cuối cùng — tức là chiếc kiện hàng hoàn chỉnh mà người mua tại EU nhận được.

Vì sao Quy định (EU) 2025/40 về PPWR siết chặt quy định dành cho Bao bì thương mại điện tử?

PPWR siết chặt quy định về bao bì thương mại điện tử vì tăng trưởng bán hàng trực tuyến là một trong những nguyên nhân trực tiếp làm gia tăng bao bì dùng một lần tại châu Âu. Ngay trong phần lý do ban hành, Quy định (EU) 2025/40 ghi nhận xu hướng suy giảm tái sử dụng và nạp lại bao bì bị khuếch đại bởi tiêu dùng tiện lợi và thương mại điện tử; Nghị viện châu Âu cũng đã yêu cầu giảm bao bì quá mức, “bao gồm cả trong thương mại điện tử”, khi đề xuất sửa đổi Chỉ thị 94/62/EC.

HỎI ĐÁP VỚI CHUYÊN GIA

Hiểu về Giới hạn khoảng trống 50% trong kiện hàng thương mại điện tử (Điều 24 của PPWR)

Tỷ lệ khoảng trống tối đa trong bao bì thương mại điện tử là 50%, theo Điều 24 của Quy định (EU) 2025/40 về nghĩa vụ liên quan đến bao bì quá mức. Nghĩa vụ này ràng buộc đơn vị đóng gói (economic operator thực hiện việc nhồi hàng vào bao bì), chứ không ràng buộc nhà máy sản xuất hộp carton. Với mô hình thương mại điện tử, bên đóng gói thường chính là người bán hoặc kho fulfillment thay mặt người bán.

1. Tỷ lệ khoảng trống được tính như thế nào?

Khoảng trống là phần chênh lệch giữa tổng thể tích của bao bì thương mại điện tử và tổng thể tích các bao bì bán hàng chứa bên trong. Công thức áp dụng:

Tỷ lệ khoảng trống (%) = (Thể tích kiện hàng – Thể tích sản phẩm bên trong) ÷ Thể tích kiện hàng × 100

* Ví dụ: Một hộp carton kích thước 40 × 30 × 20 cm có thể tích 24.000 cm³. Nếu sản phẩm cùng bao bì bán hàng chỉ chiếm 8.000 cm³, khoảng trống là 16.000 cm³, tương đương gần 67% — vượt ngưỡng cho phép. Để đạt ngưỡng 50%, doanh nghiệp phải chuyển sang cỡ hộp có thể tích tối đa 16.000 cm³, tức khoảng 40 × 20 × 20 cm. Đây là lý do các sàn thương mại điện tử lớn đang chuẩn hóa lại bộ cỡ thùng (box size matrix) thay vì dùng một vài cỡ thùng chung cho mọi đơn hàng.

2. Vật liệu độn có được tính vào khoảng trống không?

Có. Không gian bị chiếm bởi vật liệu độn — giấy vụn, túi khí, màng xốp hơi, hạt xốp, mút, dăm gỗ — được tính là khoảng trống. Do đó, chuyển từ túi khí nhựa sang giấy tái chế không giúp doanh nghiệp đạt ngưỡng 50%, vì Điều 24 đo thể tích chứ không đo tính bền vững của vật liệu độn. Cách duy nhất để giảm tỷ lệ khoảng trống là giảm kích thước kiện hàng cho vừa với sản phẩm (right-sizing).

3. Trường hợp nào được miễn ngưỡng khoảng trống 50%?

Hai nhóm bao bì nằm ngoài phạm vi của ngưỡng 50%:

• Bao bì tái sử dụng vận hành trong một hệ thống tái sử dụng đạt yêu cầu của PPWR.
• Bao bì bán hàng được dùng trực tiếp làm bao bì thương mại điện tử — tức mô hình giao hàng nguyên bao bì gốc, không thêm thùng ngoài. Quy định cho phép miễn trừ đối với trường hợp này nhằm khuyến khích đổi mới theo hướng giảm rác thải bao bì.

Mô hình thứ hai đang được nhiều thương hiệu áp dụng dưới tên gọi ship-in-own-container: bao bì bán hàng được thiết kế đủ chắc để chịu vận chuyển, sản phẩm giao đi mà không cần lồng thêm hộp. Với nhóm hàng như đồ gia dụng nhỏ, hàng tiêu dùng đóng hộp cứng hoặc đồ chơi, đây là hướng vừa giảm chi phí vật liệu, vừa xử lý được nghĩa vụ khoảng trống.

4. Mốc thời gian áp dụng

Ngưỡng 50% áp dụng từ 01/01/2030, hoặc 3 năm kể từ khi các văn bản thi hành (implementing acts) về phương pháp tính có hiệu lực, tùy thời điểm nào muộn hơn. Ủy ban châu Âu phải ban hành phương pháp tính tỷ lệ khoảng trống chậm nhất ngày 12/02/2028, và sẽ rà soát lại ngưỡng này vào 12/02/2032 để cân nhắc siết chặt hơn.

Tuy nhiên, mốc 2030 không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được trì hoãn đến năm 2030. Nguyên tắc tối giản hóa bao bì tại Điều 10 đã có hiệu lực cùng thời điểm áp dụng chung của PPWR, và đó là nội dung của phần tiếp theo.

Yêu cầu tối giản hóa bao bì áp dụng cho kiện hàng thương mại điện tử từ 12/08/2026 (Điều 10 của PPWR)

Yêu cầu tối giản hóa tại Điều 10 của Quy định (EU) 2025/40 về PPWR buộc bao bì phải được thiết kế sao cho trọng lượng và thể tích giảm tới mức tối thiểu cần thiết để bảo đảm chức năng, độ an toàn, vệ sinh và khả năng chấp nhận của người tiêu dùng. Khác với ngưỡng 50% của Điều 24 vốn có mốc 2030, nguyên tắc tối giản hóa ràng buộc bao bì ngay từ ngày PPWR được áp dụng, 12/08/2026.

Ba hệ quả trực tiếp với bao bì thương mại điện tử:

• Marketing không còn là lý do biện minh cho bao bì lớn: PPWR loại yếu tố tiếp thị và cảm nhận thị giác khỏi danh sách tiêu chí hiệu năng cho phép tăng thêm trọng lượng hoặc thể tích bao bì.
• Bao bì tạo cảm giác sản phẩm lớn hơn thực tế bị cấm đưa ra thị trường, bao gồm hộp hai vách, đáy giả và các lớp phụ không cần thiết.
• Kết quả đánh giá phải được lưu bằng văn bản trong Hồ sơ kỹ thuật của từng loại bao bì, tại phần Packaging Minimisation Assessment. Cho tới khi bộ tiêu chí mới được áp dụng từ 01/01/2030, việc đánh giá tạm dựa trên tiêu chuẩn hài hòa hiện hành EN 13428:2004.

Phương pháp đánh giá, các tiêu chí hiệu năng được chấp nhận và cách lập Packaging Minimisation Assessment được phân tích chi tiết trong bài “Yêu Cầu Tối Giản Hóa Bao Bì (Packaging Minimisation) Theo Quy Định (EU) 2025/40 Về PPWR”

Bao bì thương mại điện tử phải dán nhãn đúng quy định (Điều 12 của PPWR)

Bao bì thương mại điện tử phải mang nhãn phân loại hài hòa của EU, dù bao bì vận chuyển nói chung được miễn nghĩa vụ này. Lý do được nêu rõ trong Quy định (EU) 2025/40: bao bì vận chuyển thông thường không đi vào hệ thống thu gom rác đô thị, trong khi kiện hàng thương mại điện tử lại kết thúc vòng đời ngay tại hộ gia đình và cần được người tiêu dùng phân loại đúng.

Với doanh nghiệp thương mại điện tử, nghĩa vụ này tác động thẳng vào khâu đặt hàng vật tư. Hộp và túi mailer in sẵn thương hiệu thường được đặt theo lô lớn để tối ưu giá in; nếu lô hàng in trước không dự trù chỗ đặt nhãn phân loại, doanh nghiệp sẽ phải hủy khuôn in hoặc dán nhãn thủ công lên từng kiện. Thời điểm hợp lý để cập nhật file thiết kế là ngay ở lần đặt in tiếp theo, thay vì chờ đến 2028.

Trách nhiệm mở rộng của nhà sản xuất (EPR) với người bán thương mại điện tử xuyên biên giới

Ngoài nghĩa vụ về sản phẩm bao bì, PPWR còn đặt lên người bán trực tuyến một tầng nghĩa vụ hành chính riêng theo cơ chế Trách nhiệm mở rộng của nhà sản xuất (Extended Producer Responsibility – EPR), quy định tại Chương VIII, các Điều 44–47 của Quy định (EU) 2025/40. Đây là phần mà nhiều nhà bán hàng Việt Nam trên các sàn quốc tế chưa lường trước, vì nó phát sinh theo từng quốc gia thành viên, không phải một lần cho toàn EU.

1. Đăng ký vào Register of Producers tại từng quốc gia bán hàng

Mỗi quốc gia thành viên phải vận hành một sổ đăng ký nhà sản xuất theo tiêu chí hài hòa. Doanh nghiệp được xác định là “producer” phải được ghi nhận vào sổ đăng ký của quốc gia đó trước khi đưa bao bì hoặc sản phẩm đóng gói ra thị trường tại nước sở tại, đồng thời báo cáo định kỳ khối lượng và loại vật liệu bao bì đã đưa ra thị trường. Doanh nghiệp giao hàng trực tiếp tới người tiêu dùng ở 5 quốc gia EU sẽ có 5 nghĩa vụ đăng ký độc lập.

2. Chỉ định Đại diện được ủy quyền về EPR (Authorised Representative)

Nhà sản xuất phải chỉ định bằng văn bản ủy quyền một Đại diện được ủy quyền về EPR tại mỗi quốc gia thành viên nơi doanh nghiệp đưa bao bì ra thị trường lần đầu mà doanh nghiệp không có pháp nhân tại đó. Đại diện này thực hiện đăng ký, khai báo và các nghĩa vụ EPR thay cho doanh nghiệp. Với người bán đặt tại Việt Nam — tức nhà sản xuất nước thứ ba giao hàng thẳng cho người tiêu dùng EU — nghĩa vụ này áp dụng tại từng thị trường đích.

* Lưu ý: Cuối năm 2025 Ủy ban châu Âu đã đề xuất tạm hoãn nghĩa vụ chỉ định Đại diện được ủy quyền đến năm 2035, nhưng phạm vi đề xuất chỉ áp dụng cho doanh nghiệp đã thành lập trong EU. Doanh nghiệp Việt Nam bán trực tiếp sang EU không thuộc phạm vi được xem xét miễn trừ này, do đó nên lập kế hoạch trên cơ sở quy định hiện hành.

3. Sàn thương mại điện tử và đơn vị fulfillment kiểm tra những gì?

PPWR chuyển một phần vai trò giám sát sang chính các nền tảng và đối tác hậu cần:

• Sàn thương mại điện tử phải thu thập và kiểm tra thông tin đăng ký của người bán trước khi cho phép chào bán tại một quốc gia, dựa trên cơ chế truy xuất người bán của Đạo luật Dịch vụ số (Regulation (EU) 2022/2065). Hệ quả: thiếu số đăng ký EPR có thể dẫn tới việc gian hàng bị hạn chế hoặc gỡ listing tại thị trường tương ứng.
• Đơn vị fulfillment (kho, đóng gói, dán nhãn, giao vận) có nghĩa vụ bảo đảm điều kiện lưu trữ và xử lý không làm ảnh hưởng đến sự phù hợp của bao bì, đồng thời có trách nhiệm cẩn trọng trong việc chỉ hợp tác với khách hàng đã tuân thủ nghĩa vụ theo PPWR.
• Công ty logistics nhận hàng nhập khẩu từ nước thứ ba rồi tháo dỡ, đóng gói lại thành lô nhỏ có thể được xác định là producer đối với phần bao bì vận chuyển gốc phát sinh thành chất thải trong EU.

Ai phải lập Hồ sơ kỹ thuật và ký DoC cho bao bì thương mại điện tử?

Bên chịu trách nhiệm lập Hồ sơ kỹ thuật và ký Tuyên bố Hợp quy là Manufacturer (nhà sản xuất) theo định nghĩa của PPWR, tức bên đưa bao bì ra thị trường dưới tên hoặc thương hiệu của mình, chứ không nhất thiết là nhà máy trực tiếp sản xuất hộp. Với bao bì thương mại điện tử, vai trò này được xác định theo hai kịch bản phổ biến:

Nhà cung cấp bao bì có nghĩa vụ cung cấp cho nhà sản xuất toàn bộ thông tin và tài liệu cần thiết để chứng minh sự phù hợp của bao bì và vật liệu bao bì, ở dạng bản giấy hoặc bản điện tử. Vì vậy, việc bổ sung điều khoản “cung cấp DoC và hồ sơ kỹ thuật theo Quy định (EU) 2025/40” vào hợp đồng mua vật tư đóng gói là bước phòng ngừa rủi ro ít tốn kém nhất.

* Lưu ý: DoC là văn bản tự công bố do Manufacturer tự lập và tự ký, không phải chứng nhận do bên thứ ba cấp và cũng không có quy trình đánh giá chứng nhận nào trong PPWR. Sau khi ký, doanh nghiệp không nộp DoC cho cơ quan nào của EU mà lưu tại doanh nghiệp: tối thiểu 5 năm với bao bì dùng một lần và 10 năm với bao bì tái sử dụng, sẵn sàng xuất trình cho cơ quan giám sát thị trường trong thời hạn được yêu cầu.

Doanh nghiệp thương mại điện tử Việt Nam cần chuẩn bị những gì trước ngày 12/08/2026?

Lộ trình chuẩn bị hiệu quả bắt đầu từ việc xác định vai trò pháp lý, sau đó mới đến kỹ thuật bao bì và hồ sơ. Sáu phần việc dưới đây được sắp theo thứ tự thực hiện:

1. Xác định vai trò của doanh nghiệp: Manufacturer, Producer, Importer hay đồng thời nhiều vai trò. Vai trò quyết định toàn bộ nghĩa vụ còn lại.
2. Lập danh mục bao bì thương mại điện tử theo từng mã: mỗi cỡ hộp, mỗi loại túi mailer, mỗi loại vật liệu độn là một dòng riêng, kèm quy cách, vật liệu, nhà cung cấp và tỷ lệ tái chế nếu có.
3. Đo tỷ lệ khoảng trống hiện tại cho nhóm SKU chiếm sản lượng lớn nhất, đối chiếu ngưỡng 50% và xây dựng lại bộ cỡ thùng nếu cần.
4. Rà soát thiết kế in ấn để dự trù vị trí đặt nhãn phân loại hài hòa cho lần đặt in kế tiếp.
5. Xử lý nghĩa vụ EPR theo từng thị trường đích: đăng ký nhà sản xuất, chỉ định Đại diện được ủy quyền, chuẩn bị dữ liệu báo cáo khối lượng bao bì.
6. Hoàn thiện Hồ sơ kỹ thuật theo Phụ lục VII và ký DoC cho từng loại bao bì thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.

Toàn bộ quy trình lập hồ sơ, đầu ra của từng bước và cách KNA CERT đồng hành cùng doanh nghiệp sẽ có trong dịch vụ “Hướng dẫn Khai báo DoC & Tuân thủ PPWR cho Doanh nghiệp”

Câu hỏi thường gặp về PPWR và bao bì thương mại điện tử

1. Bán hàng qua Amazon, TikTok Shop hay Etsy vào EU có phải tuân thủ PPWR không?

Có. PPWR áp dụng cho mọi bao bì được đưa ra thị trường EU, bất kể doanh nghiệp đặt trụ sở ở đâu và bán qua kênh nào. Bán qua sàn không chuyển nghĩa vụ sang cho sàn: người bán vẫn là bên chịu trách nhiệm đăng ký EPR và bảo đảm bao bì phù hợp, còn sàn giữ vai trò kiểm tra thông tin đăng ký của người bán trước khi cho phép chào bán.

2. Thùng carton có phải đáp ứng mục tiêu tái sử dụng 40% từ năm 2030 không?

Không. Mục tiêu 40% bao bì vận chuyển tái sử dụng từ 01/01/2030 (và 70% từ năm 2040) áp dụng cho các định dạng như pallet, thùng nhựa gấp, két nhựa, thùng chứa hàng rời trung gian, xô và phuy. Thùng carton được loại trừ khỏi mục tiêu này vì số vòng quay tái sử dụng rất thấp. Tuy nhiên, thùng carton vẫn chịu đầy đủ yêu cầu về tối giản hóa, ngưỡng khoảng trống, khả năng tái chế và nhãn phân loại.

3. Doanh nghiệp chỉ gửi vài đơn hàng mẫu sang EU có phải tuân thủ không?

Nghĩa vụ phát sinh khi bao bì được đưa ra thị trường EU trong hoạt động thương mại, kể cả khi cung cấp miễn phí. Quy mô nhỏ có thể ảnh hưởng đến một số miễn trừ dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ ở một vài nghĩa vụ nhất định, nhưng không tạo ra một ngưỡng miễn trừ chung. Cách xử lý an toàn là xác định vai trò và rà soát nghĩa vụ theo từng thị trường trước khi mở rộng sản lượng.

TÌM HIỂU CÁC YÊU CẦU CỦA EU DÀNH RIÊNG CHO BAO BÌ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Bao bì giao hàng trực tuyến vào EU đang chuyển từ vùng ít bị chú ý thành nhóm chịu quản lý chặt: ngưỡng khoảng trống 50% theo Điều 24, nguyên tắc tối giản hóa theo Điều 10, nhãn phân loại bắt buộc theo Điều 12, nghĩa vụ EPR theo từng quốc gia và Hồ sơ kỹ thuật kèm DoC cho từng loại bao bì. Mốc áp dụng 12/08/2026 đã cận kề, nên doanh nghiệp hành động sớm sẽ tránh được rủi ro gián đoạn gian hàng và chi phí làm lại khuôn in. KNA CERT cung cấp dịch vụ Hướng dẫn Khai báo DoC & Tuân thủ PPWR cho Doanh nghiệp, đồng hành từ bước xác định vai trò pháp lý đến khi doanh nghiệp tự tin ký DoC. Liên hệ KNA CERT qua số Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn lộ trình tuân thủ PPWR thương mại điện tử phù hợp với mô hình bán hàng xuyên biên giới của bạn.