Checklist PPWR: Tài Liệu & Hồ Sơ Bao Bì Cần Có Theo Quy Định (EU) 2025/40

Checklist PPWR là danh mục tài liệu doanh nghiệp bao bì phải tập hợp đầy đủ trước khi ký Tuyên bố Hợp quy (Declaration of Conformity – DoC) theo Quy định (EU) 2025/40 về Bao bì và Chất thải bao bì. Bài viết của KNA CERT tổng hợp các hồ sơ, tài liệu không thể thiếu, kèm trường thông tin cụ thể và nguồn cung cấp tương ứng, giúp doanh nghiệp rà soát mức độ sẵn sàng của mình chỉ trong một buổi làm việc.

1. Hồ Sơ Pháp Lý

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 5 loại giấy tờ pháp lý sau đây cho Hồ sơ kỹ thuật PPWR:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy đăng ký địa điểm kinh doanh của nhà máy sản xuất bao bì.
• Tên đầy đủ, tên thương mại đã đăng ký hoặc nhãn hiệu đã đăng ký sẽ được ghi trên bao bì và trên Tuyên bố hợp quy (DoC).
• Địa chỉ bưu chính và phương thức liên hệ điện tử của doanh nghiệp, theo yêu cầu nhận diện tại Điều 15(6) của Quy định (EU) 2025/40.
• Văn bản ủy quyền cho Đại diện được ủy quyền (Authorised Representative) tại EU, áp dụng khi doanh nghiệp đặt ngoài lãnh thổ EU và lựa chọn phương án ủy quyền.
• Danh sách quốc gia thành viên EU đích và danh sách nhà nhập khẩu, nhà phân phối tương ứng với từng thị trường.

* Lưu ý: Tên và địa chỉ ghi trong 5 tài liệu trên phải trùng khớp tuyệt đối với tên và địa chỉ xuất hiện trên DoC và trên bao bì. Sai lệch giữa tên trên giấy đăng ký kinh doanh và tên in trên bao bì là lỗi khiến cơ quan quản lý thị trường nghi vấn.

2. Danh Mục Của Từng Loại Bao Bì Kèm Thông Số Kỹ Thuật

Bảng danh mục bao bì cần tối thiểu 12 trường thông tin sau:

• Mã nội bộ của loại bao bì (mã SKU hoặc mã vật tư), dùng làm khóa liên kết với DoC.
• Tên gọi thương mại và model hoặc quy cách của bao bì.
• Kích thước (dài × rộng × cao, mm) và dung tích danh nghĩa (ml hoặc l).
• Khối lượng tịnh của bao bì (g) và khối lượng từng cấu phần (g).
• Phân loại bao bì: bao bì bán hàng, bao bì nhóm, bao bì vận chuyển, bao bì dịch vụ hoặc bao bì sơ cấp nông nghiệp.
• Hình thức sử dụng: dùng một lần hay tái sử dụng.
• Sản phẩm được chứa bên trong và ngành hàng tương ứng.
• Xác nhận bao bì có tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm hay không.
• Vật liệu chủ đạo: nhựa, giấy và bìa, kim loại, thủy tinh, gỗ hoặc vật liệu composite.
• Tỷ lệ hàm lượng tái chế (recycled content) đã biết, nếu có.
• Tên và quốc gia của từng nhà cung cấp vật liệu.
• Sản lượng đưa ra thị trường EU theo năm và thị trường đích.

* Lưu ý: Doanh nghiệp nên lập bảng này ở dạng bảng tính có thể lọc theo cột, vì các nhóm hồ sơ sau đều tham chiếu ngược lại mã nội bộ ở trường thứ nhất.

3. Mô Tả Thành Phần Vật Liệu Của Bao Bì

Bản mô tả vật liệu tới cấp độ từng lớp và từng cấu phần, không dừng ở tên vật liệu chủ đạo. Ví dụ: Với một hộp giấy tráng màng dùng cho thực phẩm, danh mục cấu phần cần khai báo gồm lớp giấy nền, lớp tráng phủ, mực in, keo dán, nhãn và băng keo niêm phong.

Mỗi cấu phần cần ba dữ liệu: tên vật liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật, khối lượng tính bằng gam, và tỷ lệ phần trăm trên tổng khối lượng bao bì. Ba dữ liệu này là đầu vào bắt buộc cho đánh giá khả năng tái chế và tối giản hóa bao bì theo Quy định (EU) 2025/40.

HỎI ĐÁP VỚI CHUYÊN GIA

4. Bằng Chứng Tuân Thủ Giới Hạn Chất

Đây là nhóm tài liệu phụ thuộc nhiều nhất vào phòng thử nghiệm và nhà cung cấp, nên cần chuẩn bị sớm.

Với yêu cầu tổng hàm lượng chì, cadimi, thủy ngân và crom hóa trị sáu trong bao bì hoặc cấu phần bao bì không được vượt quá 100 mg/kg (áp dụng cho mọi loại bao bì), doanh nghiệp cần có một trong hai hồ sơ sau:

• Phiếu kết quả thử nghiệm của phòng thử nghiệm
• Bản công bố có căn cứ của nhà cung cấp kèm bằng chứng thử nghiệm gốc

* Lưu ý: Doanh nghiệp đã có phiếu kết quả thử nghiệm theo Chỉ thị 94/62/EC cũ vẫn cần cập nhật hồ sơ để viện dẫn đúng Quy định (EU) 2025/40, vì DoC phải dẫn chiếu văn bản pháp lý đang có hiệu lực.

Riêng với bao bì tiếp xúc thực phẩm, không được chứa PFAS (hóa chất vĩnh cửu) ở mức bằng hoặc vượt ba ngưỡng: 25 ppb đối với từng chất PFAS đơn lẻ theo phân tích định hướng, 250 ppb đối với tổng các chất PFAS, và 50 ppm đối với tổng lượng PFAS bao gồm cả PFAS polymer. Tài liệu cần có để chứng minh tuân thủ bao gồm:

• Phiếu kết quả thử nghiệm PFAS theo phương pháp phân tích định hướng
• Bản công bố của nhà cung cấp viện dẫn trực tiếp Điều 5 Quy định (EU) 2025/40
• Tuyên bố phù hợp vật liệu tiếp xúc thực phẩm theo Quy định (EC) 1935/2004

5. Hồ Sơ Đánh Giá Khả Năng Tái Chế Bao Bì

Nghĩa vụ tổng quát về khả năng tái chế bao bì áp dụng từ 12/08/2026, trong khi hệ thống phân hạng hiệu năng tái chế A, B và C dựa trên tiêu chí thiết kế cho tái chế chỉ áp dụng từ 01/01/2030, và từ 01/01/2038 bao bì phải đạt tối thiểu hạng B mới được đưa ra thị trường EU.

Tài liệu cần có bao gồm:

• Bản đánh giá khả năng tái chế theo dòng vật liệu trình bày khả năng thu gom riêng và phân loại của bao bì
• Danh mục tiêu chuẩn hài hòa hoặc quy chuẩn kỹ thuật đã áp dụng

6. Hồ Sơ Đánh Giá Tối Giản Hóa Bao Bì

Đánh giá tối giản hóa là bản đánh giá định tính, đối chiếu bao bì với các tiêu chí hiệu năng nêu tại Annex IV của Quy định (EU) 2025/40. Doanh nghiệp phải chứng minh khối lượng và thể tích bao bì đã được giảm tới mức tối thiểu mà vẫn giữ được chức năng bảo vệ, an toàn và vệ sinh cho sản phẩm.

Tài liệu cần có bao gồm:

• Bản thuyết minh cho từng tiêu chí hiệu năng tại Annex IV
• Bản vẽ thể hiện khoảng trống bên trong bao bì
• Bảng so sánh phương án thiết kế đã cân nhắc

7. Hồ Sơ Bao Bì Tái Sử Dụng

Doanh nghiệp công bố bao bì là loại tái sử dụng cần bổ sung ba tài liệu:

• Bằng chứng về số vòng tái sử dụng tối thiểu mà bao bì đạt được
• Mô tả hệ thống tái sử dụng đang vận hành
• Quy trình tái chế biến (reconditioning) bảo đảm an toàn, chất lượng và vệ sinh trước mỗi lần tái sử dụng.

* Lưu ý: Hồ sơ bao bì tái sử dụng phải lưu 10 năm, gấp đôi mức 5 năm áp dụng cho bao bì dùng một lần theo Điều 15(3) của Quy định (EU) 2025/40.

8. Tài Liệu Từ Nhà Cung Cấp

Điều 16(1) của Quy định (EU) 2025/40 về PPWR buộc nhà cung cấp bao bì hoặc vật liệu bao bì phải cung cấp cho Manufacturer toàn bộ thông tin và tài liệu cần thiết để chứng minh sự phù hợp của bao bì, dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử.

Danh mục tài liệu cần yêu cầu từ mỗi nhà cung cấp gồm 7 hạng mục:

• Bản công bố thành phần vật liệu chi tiết theo từng lớp và từng cấu phần.
• Bản công bố kim loại nặng viện dẫn trực tiếp Điều 5 Quy định (EU) 2025/40.
• Bản công bố PFAS, áp dụng cho vật liệu dùng trong bao bì tiếp xúc thực phẩm.
• Phiếu kết quả thử nghiệm hoặc chứng thư phân tích (Certificate of Analysis) của phòng thử nghiệm.
• Tuyên bố phù hợp vật liệu tiếp xúc thực phẩm theo Quy định (EC) 1935/2004 và Quy định (EU) 10/2011 đối với vật liệu nhựa.
• Thông tin hàm lượng tái chế kèm bằng chứng truy xuất nguồn gốc phế liệu sau tiêu dùng.
• Thông tin về các chất trong Danh sách ứng viên SVHC theo Điều 33 Quy định REACH (EC) 1907/2006.

* Lưu ý: Kinh nghiệm triển khai cho thấy nhà cung cấp thường cần từ 4 đến 8 tuần để hoàn tất bộ tài liệu này, đặc biệt khi phải đặt thử nghiệm mới. Doanh nghiệp nên gửi yêu cầu sớm để nhà cung cấp chuẩn bị

9. Hồ Sơ Nhận Diện, Ghi Nhãn Và Đăng Ký EPR

Nhóm tài liệu này gắn hồ sơ giấy tờ với sản phẩm vật lý và với hệ thống quản lý của từng quốc gia thành viên EU. Bốn hạng mục cần chuẩn bị được trình bày trong bảng dưới đây.

ĐĂNG KÝ NHẬN CHECKLIST PPWR

Doanh nghiệp xuất khẩu sang Châu Âu cần chủ động chuẩn bị tài liệu, hồ sơ bao bì theo Checklist PPWR từ sớm trước khi bị yêu cầu. KNA CERT cung cấp dịch vụ Hướng dẫn Doanh nghiệp Bao bì Khai báo DoC và Tuân thủ PPWR, đồng hành từ khâu lập danh mục bao bì đến khi doanh nghiệp tự tin ký DoC. Liên hệ KNA CERT qua số Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được chuyên gia rà soát checklist hồ sơ PPWR của doanh nghiệp bạn ngay hôm nay.