Technical Documentation PPWR là bộ hồ sơ kỹ thuật mà nhà sản xuất (Manufacturer) phải lập cho từng loại bao bì trước khi đưa ra thị trường EU, theo Điều 38 và Phụ lục VII của Quy định (EU) 2025/40 về Bao bì và Chất thải bao bì của EU. Đây là toàn bộ bằng chứng nằm phía sau chữ ký trên Tuyên bố Hợp quy (DoC). Bài viết của KNA CERT làm rõ 7 nhóm nội dung tối thiểu mà Phụ lục VII bắt buộc, cấu trúc 15 phần của một bộ hồ sơ hoàn chỉnh và lý do phần lớn doanh nghiệp bao bì không tự hoàn thiện được nếu thiếu chuyên môn kỹ thuật.
Hồ sơ kỹ thuật PPWR là gì?
Hồ sơ Kỹ thuật PPWR (Technical Documentation) là tập hợp tài liệu kỹ thuật chứng minh một loại bao bì cụ thể đáp ứng các yêu cầu về tính bền vững tại Điều 5 đến Điều 12 của Quy định (EU) 2025/40. Hồ sơ do chính nhà sản xuất (Manufacturer) lập, tự lưu giữ tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan giám sát thị trường yêu cầu. Hồ sơ kỹ thuật cùng Tuyên bố Hợp quy (DoC) là hai bằng chứng chứng minh sự phù hợp của bao bì tuân thủ Quy định của Liên minh Châu Âu.
Hồ sơ Kỹ thuật khác Tuyên bố Hợp quy (DoC) như thế nào?
Hồ sơ Kỹ thuật là bằng chứng, còn Tuyên bố Hợp quy là lời khẳng định. Hai tài liệu này thuộc hai Phụ lục khác nhau, có độ dài và chức năng khác nhau, nhưng không tài liệu nào có giá trị nếu thiếu tài liệu còn lại.
| Tiêu chí | Hồ sơ Kỹ thuật (Phụ lục VII) | Tuyên bố Hợp quy – DoC (Phụ lục VIII) |
| Bản chất | Tập hồ sơ bằng chứng kỹ thuật | Văn bản tự tuyên bố, có chữ ký |
| Độ dài điển hình | Hàng chục đến hàng trăm trang cho mỗi loại bao bì | Thường 1 – 2 trang |
| Người lập | Manufacturer (có thể nhờ chuyên gia hướng dẫn) | Manufacturer ký, không ủy quyền trách nhiệm |
| Chức năng | Chứng minh bao bì đáp ứng các yêu cầu của Quy định (EU) 2025/40 | Tuyên bố chính thức rằng bao bì đã đáp ứng các yêu cầu của Quy định (EU) 2025/40 |
| Cung cấp cho ai | Cơ quan quản lý thị trường khi có yêu cầu | Khách hàng trong chuỗi cung ứng và cơ quan quản lý |
| Hệ quả nếu thiếu | DoC mất căn cứ và bị coi là không được chứng minh | Doanh nghiệp chưa đưa ra tuyên bố hợp quy hợp lệ |
Hồ sơ Kỹ thuật của Bao bì (Technical Documentation) cần có những nội dung chính nào?
Phụ lục VII của Quy định (EU) 2025/40 về PPWR bắt buộc hồ sơ kỹ thuật của mỗi loại bao bì phải chứa tối thiểu 7 nhóm nội dung, xếp theo trình tự từ nhận diện bao bì đến bằng chứng thử nghiệm.
| STT | Nội dung bắt buộc theo Phụ lục VII của PPWR | Dạng bằng chứng điển hình |
| 1 | Mô tả chung về bao bì và mục đích sử dụng | Bản mô tả bao bì, mã bao bì nội bộ, thị trường đích, sản phẩm được chứa đựng |
| 2 | Bản vẽ thiết kế, bản vẽ chế tạo và sơ đồ của các bộ phận, chi tiết và lớp vật liệu | Bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ cấu tạo lớp, bản vẽ khai triển hộp |
| 3 | Mô tả và giải thích cần thiết để hiểu các bản vẽ và sơ đồ nêu trên | Thuyết minh kỹ thuật, chú giải ký hiệu, mô tả nguyên lý đóng gói |
| 4 | Danh mục tiêu chuẩn hài hòa hoặc quy chuẩn kỹ thuật chung đã áp dụng | Viện dẫn tiêu chuẩn EN đang áp dụng; nếu chưa có tiêu chuẩn hài hòa thì mô tả giải pháp kỹ thuật đã lựa chọn |
| 5 | Đánh giá định tính về khả năng tái chế, tối giản hóa và khả năng tái sử dụng theo Điều 6, Điều 10 và Điều 11 | Báo cáo đánh giá thiết kế cho tái chế, báo cáo tối giản hóa theo tiêu chí hiệu năng tại Phụ lục IV |
| 6 | Kết quả tính toán hàm lượng tái chế theo Điều 7 | Bảng tính tỷ lệ nhựa tái chế sau tiêu dùng, chứng thư của đơn vị tái chế, hồ sơ chuỗi hành trình |
| 7 | Báo cáo thử nghiệm và bằng chứng liên quan đến các chất đáng quan ngại theo Điều 5 | Phiếu kết quả thử nghiệm kim loại nặng, PFAS; bản khai vật liệu của nhà cung cấp |
Phụ lục VII đặt ra mức sàn, không phải mức trần. Ngoài 7 nhóm nội dung nêu trên, các Điều 7, 8, 9, 12 và 14 của PPWR đều có điều khoản riêng yêu cầu “phải được chứng minh trong hồ sơ kỹ thuật”.
Cấu trúc của một bộ Hồ sơ Kỹ Thuật cho Bao bì hoàn chỉnh theo PPWR
Một bộ hồ sơ kỹ thuật hoàn chỉnh được cần được xây dựng theo 15 phần, sắp xếp theo đúng trình tự mà một chuyên viên giám sát thị trường có thể kiểm tra tuần tự trong một lần đọc.
| Phần | Tên phần | Nội dung và bằng chứng cốt lõi |
| 1 | General Information (Thông tin chung) | Thông tin pháp lý của Manufacturer, mã hồ sơ, số phiên bản, ngày lập, người chịu trách nhiệm, thị trường EU đích |
| 2 | Packaging Description (Mô tả bao bì) | Tên và model bao bì, quy cách, kích thước, khối lượng, chức năng, phân loại bao bì bán hàng – bao bì gộp – bao bì vận chuyển |
| 3 | Material Composition (Thành phần vật liệu) | Bảng kê vật liệu tới cấp thành phần: lớp nền, lớp phủ, mực in, keo dán, nhãn, nắp, gioăng; khối lượng và tỷ lệ phần trăm từng thành phần |
| 4 | Applicable Requirements (Các yêu cầu áp dụng) | Ma trận xác định điều khoản nào trong Điều 5 – Điều 12 áp dụng cho loại bao bì này và lý do áp dụng hoặc không áp dụng |
| 5 | Compliance Assessment (Đánh giá tuân thủ) | Kết luận đánh giá sự phù hợp cho từng yêu cầu đã xác định tại Phần 4, kèm phương pháp và giả định đã sử dụng |
| 6 | Test Reports (Báo cáo thử nghiệm) | Phiếu kết quả thử nghiệm của phòng thí nghiệm, ghi rõ phương pháp thử, mẫu thử, ngày thử và đơn vị thực hiện |
| 7 | Recyclability Assessment (Đánh giá khả năng tái chế) | Đánh giá thiết kế cho tái chế theo nhóm bao bì tại Phụ lục II và kết quả phân hạng khả năng tái chế |
| 8 | Packaging Minimisation Assessment (Đánh giá giảm thiểu bao bì) | Đánh giá định tính theo các tiêu chí hiệu năng tại Phụ lục IV, chứng minh khối lượng và thể tích bao bì đã ở mức tối thiểu cần thiết |
| 9 | Recycled Content (Hàm lượng vật liệu tái chế) | Bảng tính tỷ lệ nhựa tái chế sau tiêu dùng, tính trung bình theo nhà máy và theo năm, kèm bằng chứng nguồn gốc nguyên liệu tái chế |
| 10 | Chemical Compliance (Tuân thủ thành phần hóa học) | Bằng chứng về kim loại nặng, PFAS, REACH và SVHC, an toàn tiếp xúc thực phẩm, bản khai vật liệu của nhà cung cấp |
| 11 | Manufacturing Control (Kiểm soát sản xuất) | Mô tả biện pháp bảo đảm sản xuất hàng loạt duy trì sự phù hợp: kiểm soát nguyên liệu đầu vào, kiểm tra trong quá trình, xử lý sản phẩm không phù hợp |
| 12 | Labeling (Ghi nhãn) | Bằng chứng ghi nhãn phân loại vật liệu, nhãn bao bì tái sử dụng, mã QR hoặc vật mang dữ liệu số theo yêu cầu ghi nhãn của PPWR |
| 13 | Risk Assessment (Đánh giá rủi ro) | Nhận diện rủi ro không tuân thủ theo từng thành phần bao bì và biện pháp kiểm soát tương ứng |
| 14 | Supporting Documents (Tài liệu hỗ trợ) | Bản khai của nhà cung cấp, hợp đồng, chứng thư nguyên liệu, thư xác nhận, tài liệu tham chiếu |
| 15 | EU Declaration of Conformity (Tuyên bố tuân thủ của EU) | Bản DoC đã ký theo mẫu Phụ lục VIII, gắn với đúng số phiên bản của hồ sơ kỹ thuật mà nó dựa vào |
* Lưu ý: Theo PPWR, Manufacturer không nhất thiết là đơn vị trực tiếp sản xuất bao bì. Nếu doanh nghiệp đưa bao bì ra thị trường EU dưới thương hiệu của mình, doanh nghiệp đó là Manufacturer và gánh toàn bộ nghĩa vụ hồ sơ. Ví dụ: nhà máy A gia công chai nhựa, công ty B dán thương hiệu của mình lên chai và xuất khẩu sang EU thì công ty B là Manufacturer, không phải nhà máy A.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu gì trước khi lập Hồ sơ Kỹ thuật cho Bao bì?
Sáu nhóm dữ liệu dưới đây nên được hoàn thiện trước khi doanh nghiệp bắt tay vào xây dựng hồ sơ kỹ thuật cho bao bì:
- Danh mục toàn bộ mã bao bì đang xuất khẩu sang EU, kèm phân loại bao bì bán hàng, bao bì gộp và bao bì vận chuyển.
- Bảng kê vật liệu cấp thành phần cho từng mã bao bì, gồm vật liệu, khối lượng, tỷ lệ và nhà cung cấp.
- Danh sách nhà cung cấp kèm đầu mối liên hệ kỹ thuật cho từng thành phần.
- Bản vẽ kỹ thuật và sơ đồ cấu tạo lớp của từng mã bao bì.
- Các phiếu thử nghiệm hiện có và ngày phát hành của từng phiếu.
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp và xác định vai trò Manufacturer cho từng mã bao bì.
Danh mục tài liệu chi tiết theo từng nhóm được trình bày trong bài “Checklist tài liệu doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi khai báo DoC PPWR”
Vì sao mỗi loại bao bì cần một bộ Hồ sơ Kỹ thuật riêng để được phép lưu hành tại Châu Âu?
PPWR áp dụng nguyên tắc một loại bao bì – một bộ Hồ sơ Kỹ thuật – một Tuyên bố Hợp quy. Mẫu tại Phụ lục VIII của Quy định (EU) 2025/40 yêu cầu định danh duy nhất loại bao bì được tuyên bố, nên một văn bản khẳng định chung kiểu “toàn bộ bao bì của chúng tôi đều tuân thủ PPWR” không đáp ứng yêu cầu và bị coi là không hợp lệ.
Đơn vị xác minh trong PPWR là mã bao bì, không phải pháp nhân. Một doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản sử dụng 5 mã bao bì gồm túi hút chân không, thùng carton, khay xốp, màng bọc và pallet nhựa sẽ cần 5 bộ Hồ sơ Kỹ thuật độc lập và 5 bản DoC tương ứng với từng bộ hồ sơ. Các mã bao bì có cấu tạo hoàn toàn giống nhau mới được phép gộp chung một hồ sơ.
Khi nào doanh nghiệp phải lập Hồ sơ Kỹ thuật mới cho bao bì?
Hồ sơ Kỹ thuật phải được cập nhật mỗi khi có thay đổi có khả năng ảnh hưởng đến sự phù hợp của bao bì so với Quy định (EU) 2025/40. Sáu tình huống phổ biến buộc doanh nghiệp lập phiên bản hồ sơ mới và ký lại DoC được liệt kê dưới đây:
- Thay đổi nhà cung cấp vật liệu, kể cả khi tên vật liệu giữ nguyên.
- Thay đổi định lượng giấy, độ dày màng hoặc cấu trúc lớp của bao bì.
- Thay đổi loại keo dán, mực in hoặc lớp phủ bề mặt.
- Thay đổi thiết kế làm ảnh hưởng đến khả năng tách lớp và tái chế.
- Thay đổi nội dung ghi nhãn hoặc thị trường thành viên EU đích.
- Xuất hiện yêu cầu pháp lý mới có hiệu lực theo lộ trình PPWR.
Doanh nghiệp cần lưu nhật ký thay đổi gắn mỗi phiên bản DoC với thay đổi vật liệu đã kích hoạt phiên bản đó. Không có nhật ký này, doanh nghiệp không chứng minh được bản tuyên bố nào đang có hiệu lực tại thời điểm một lô hàng cụ thể rời cảng.
Câu hỏi thường gặp về Hồ sơ kỹ thuật PPWR
1. Hồ sơ kỹ thuật PPWR có cần bên thứ ba đánh giá không?
Không. Quy trình Module A tại Phụ lục VII của Quy định (EU) 2025/40 không yêu cầu tổ chức được chỉ định tham gia đánh giá hồ sơ kỹ thuật. Manufacturer tự thực hiện đánh giá sự phù hợp, tự lập hồ sơ và tự ký Tuyên bố Hợp quy. Không có cơ quan nào của EU cấp chứng chỉ PPWR cho bao bì, và cũng không có bước gửi hồ sơ lên cơ quan EU sau khi ký.
2. Doanh nghiệp phải lưu giữ Hồ sơ Kỹ thuật của Bao bì trong bao lâu?
Hồ sơ Kỹ thuật và Tuyên bố Hợp quy phải được lưu giữ tối thiểu 5 năm đối với bao bì dùng một lần và tối thiểu 10 năm đối với bao bì tái sử dụng, tính từ thời điểm loại bao bì đó được đưa ra thị trường lần cuối. Nghĩa vụ lưu giữ thuộc về Manufacturer; nhà nhập khẩu tại EU phải giữ bản sao DoC và có khả năng cung cấp Hồ sơ Kỹ thuật khi được yêu cầu.
3. Điều gì xảy ra nếu Hồ sơ Kỹ thuật không đầy đủ?
Hồ sơ kỹ thuật không đầy đủ làm Tuyên bố Hợp quy mất căn cứ, và bao bì bị coi là chưa chứng minh được sự phù hợp với PPWR:
- Hệ quả thương mại: Khách hàng EU trong chuỗi cung ứng từ chối nhận hàng vì không thu thập đủ hồ sơ cho nghĩa vụ của chính họ. Đây là tình huống xuất hiện sớm nhất và phổ biến nhất.
- Hệ quả hành chính: Cơ quan giám sát thị trường yêu cầu biện pháp khắc phục, có thể dẫn tới cấm bán, thu hồi hoặc rút bao bì khỏi thị trường EU.
- Hệ quả chi phí: Doanh nghiệp phải tái lập hồ sơ trong điều kiện gấp, đồng thời gánh chi phí lưu kho, chậm giao hàng và mất đơn hàng trong thời gian khắc phục.
Không tình huống nào trong ba nhóm trên có thể khắc phục sau khi lô hàng đã rời cảng, vì hồ sơ kỹ thuật phải tồn tại trước thời điểm bao bì được đưa ra thị trường.
HỒ SƠ KỸ THUẬT CỦA BẠN ĐANG THIẾU THÔNG TIN GÌ?
Liên hệ ngay với KNA CERT qua số Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được chuyên gia hướng dẫn xây dựng bộ Hồ sơ kỹ thuật PPWR đạt chuẩn. Xem quy trình hỗ trợ chi tiết tại bài “Hướng dẫn Khai báo DoC & Tuân thủ PPWR cho Doanh nghiệp”.
Hỏi đáp
0 Bình luận