Declaration of Conformity PPWR là bản Tuyên bố Hợp quy do nhà sản xuất bao bì tự lập và tự ký, xác nhận một loại bao bì cụ thể đáp ứng các yêu cầu từ của Quy định (EU) 2025/40 về Bao bì và Chất thải bao bì. Từ ngày 12/08/2026, bao bì thiếu DoC hợp lệ không được đưa ra thị trường EU. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu kỹ hơn về tài liệu này trong bài viết dưới đây.
Tuyên bố Hợp quy PPWR là gì?
Tuyên bố Hợp quy (EU Declaration of Conformity, viết tắt DoC) là văn bản do Manufacturer lập và ký, tuyên bố rằng một loại bao bì đã được chứng minh phù hợp với các yêu cầu của Quy định (EU) 2025/40 về PPWR (Bao bì và Chất thải bao bì). Nghĩa vụ này quy định tại Điều 39 của PPWR; cấu trúc và nội dung bắt buộc tuân theo mẫu tại Phụ lục VIII của chính Quy định.
Ký DoC là bước cuối cùng của chuỗi tuân thủ PPWR. Trước khi ký, doanh nghiệp phải hoàn tất quy trình đánh giá sự phù hợp theo Điều 38 và lập Hồ sơ Kỹ thuật theo Phụ lục VII. Có thể hiểu DoC là bản tuyên bố kết quả, còn Hồ sơ Kỹ thuật chứa bằng chứng cho tuyên bố đó.
Mỗi loại bao bì cần một DoC riêng. Một doanh nghiệp bán cùng một sản phẩm trong 3 quy cách bao bì khác nhau phải lập 3 bản DoC độc lập, mỗi bản có mã nhận diện riêng, mô tả đối tượng riêng và hồ sơ kỹ thuật tương ứng riêng.
DoC khác Hồ sơ Kỹ thuật (Technical Documentation) của PPWR như thế nào?
DoC là văn bản tuyên bố kết quả, còn Hồ sơ Kỹ thuật PPWR là tập bằng chứng chứng minh kết quả đó. Một bản DoC không có Hồ sơ Kỹ thuật đứng sau chỉ là một tờ giấy tuyên bố suông.
| Tiêu chí | Tuyên bố Hợp quy (Phụ lục VIII Quy định (EU) 2025/40) | Hồ sơ Kỹ thuật (Phụ lục VII Quy định (EU) 2025/40) |
| Bản chất | Tuyên bố pháp lý theo mẫu cố định | Tập tài liệu kỹ thuật chứng minh |
| Độ dài điển hình | 1 đến 2 trang | Hàng chục đến hàng trăm trang |
| Nội dung | 8 mục bắt buộc | Mô tả bao bì, thành phần vật liệu, báo cáo thử nghiệm, đánh giá khả năng tái chế, đánh giá tối giản hóa, hàm lượng tái chế, tuân thủ hóa chất |
| Chữ ký | Người đại diện có thẩm quyền của Manufacturer ký | Không cần ký, chỉ lập và lưu |
| Đối tượng tiếp nhận | Khách hàng trong chuỗi cung ứng và cơ quan giám sát thị trường | Cơ quan giám sát thị trường khi có yêu cầu hợp lệ |
Ai phải lập và ký Tuyên bố Hợp quy theo PPWR?
Manufacturer là bên duy nhất phải lập và ký DoC. Điều 3 của Quy định (EU) 2025/40 định nghĩa Manufacturer là tổ chức thiết kế hoặc sản xuất bao bì, hoặc đặt bên khác thiết kế hoặc sản xuất bao bì, và đưa bao bì ra thị trường dưới tên hoặc nhãn hiệu của mình. Định nghĩa này không phụ thuộc vào việc ai trực tiếp vận hành dây chuyền.
Ví dụ thực tế: Nhà máy A tại Việt Nam gia công chai nhựa theo đơn đặt hàng. Công ty B dán nhãn hiệu của mình lên chai và xuất khẩu sang EU. Theo PPWR, Công ty B là Manufacturer và là bên ký DoC; Nhà máy A không phải là Manufacturer đối với loại bao bì này.
Mỗi loại bao bì trên toàn thị trường EU chỉ có một Manufacturer duy nhất. Nhà nhập khẩu tại EU không lập DoC, nhưng phải giữ bản sao DoC và bảo đảm Hồ sơ Kỹ thuật có thể được cung cấp cho cơ quan quản lý khi được yêu cầu. Đây là lý do khách hàng EU thường gửi yêu cầu DoC về nhà máy Việt Nam trước cả khi cơ quan quản lý vào cuộc.
→ Đọc thêm: “Manufacturer” theo Quy Định (EU) 202540 Về PPWR là ai & Trách nhiệm & Cách xác định
Nội dung bắt buộc của Tuyên bố Hợp quy PPWR (DoC) gồm những gì?
Tuyên bố Hợp quy PPWR (DoC) gồm 8 mục bắt buộc theo mẫu tại Phụ lục VIII của Quy định (EU) 2025/40. Thiếu bất kỳ mục nào, tuyên bố bị coi là không đầy đủ. Bảng dưới đây trình bày 8 mục theo đúng thứ tự của mẫu, kèm lưu ý khai báo cho từng mục.
| Mục | Nội dung theo Phụ lục VIII | Lưu ý khi khai báo |
| 1 | Số hiệu tuyên bố và mã nhận diện duy nhất của bao bì | Mã phải thuộc về bao bì, không phải mã sản phẩm, mã model hay mã SKU trong hệ thống ERP |
| 2 | Tên và địa chỉ của Manufacturer, và của đại diện được ủy quyền nếu có chỉ định | Nhà sản xuất ngoài EU không bắt buộc chỉ định đại diện được ủy quyền, nên DoC bỏ trống mục này vẫn hợp lệ |
| 3 | Tuyên bố rằng DoC được ban hành dưới trách nhiệm duy nhất của Manufacturer | Câu chữ cố định theo mẫu, không thay đổi theo từng loại bao bì |
| 4 | Đối tượng của tuyên bố: mô tả bao bì đủ chi tiết để truy xuất nguồn gốc | Nêu loại bao bì, vật liệu, quy cách và các cấu phần quan trọng; có thể kèm ảnh màu đủ rõ để nhận diện |
| 5 | Tuyên bố đối tượng nêu tại mục 4 phù hợp với pháp luật hài hòa hóa liên quan của Liên minh, cụ thể là Quy định (EU) 2025/40 | Chỉ liệt kê những điều từ Điều 5 đến Điều 12 thực sự áp dụng cho loại bao bì đang khai báo |
| 6 | Viện dẫn các tiêu chuẩn hài hòa hoặc quy chuẩn kỹ thuật chung đã áp dụng, hoặc các quy chuẩn kỹ thuật khác làm căn cứ tuyên bố | Phần lớn tiêu chuẩn hài hòa cho PPWR vẫn đang được xây dựng, nên doanh nghiệp viện dẫn quy chuẩn kỹ thuật đã thực sự áp dụng |
| 7 | Tổ chức được chỉ định (notified body), nếu có tham gia đánh giá | Với Module A, mục này thường ghi “không áp dụng” |
| 8 | Thông tin bổ sung, kèm khối ký gồm nơi và ngày ban hành, họ tên, chức danh và chữ ký người ký thay mặt Manufacturer | Chỉ bổ sung nội dung khi phục vụ một mục đích cụ thể cho loại bao bì đó |
Hướng dẫn lập Tuyên bố Hợp quy PPWR cho Doanh nghiệp
Doanh nghiệp lập DoC qua 5 bước, thực hiện tuần tự cho từng loại bao bì:
- Xác định Manufacturer và thông tin pháp lý của bên chịu trách nhiệm khai báo.
- Lập danh mục phân loại bao bì: tên, quy cách, vật liệu, tỷ lệ tái chế, nhà cung cấp và mục đích sử dụng của từng mã bao bì.
- Xây dựng Hồ sơ Kỹ thuật theo Phụ lục VII cho từng loại bao bì, bao gồm mô tả, thành phần vật liệu, báo cáo thử nghiệm và các đánh giá bắt buộc.
- Lập và ký DoC theo Điều 39 đúng mẫu 8 mục tại Phụ lục VIII.
- Lưu hồ sơ và sẵn sàng xuất trình cho khách hàng trong chuỗi cung ứng và cơ quan giám sát thị trường.
Với một loại bao bì, thời gian hoàn thiện trung bình từ 1-2 tháng khi doanh nghiệp có sẵn dữ liệu vật liệu từ nhà cung cấp. Khối lượng công việc tăng theo số mã bao bì, vì mỗi mã cần một bộ hồ sơ độc lập.
Những lỗi phổ biến khi lập Tuyên bố hợp quy PPWR
Dưới đây là 5 lỗi doanh nghiệp Việt Nam thường gặp nhất khi chuẩn bị hồ sơ cho bao bì xuất khẩu sang EU.
1. Dùng mã sản phẩm thay cho mã nhận diện bao bì
Doanh nghiệp thường điền cùng một mã sản phẩm (SKU, mã model trong hệ thống ERP) vào cả mục 1 (mã nhận diện) và mục 4 (đối tượng của tuyên bố) của Phụ lục VIII. Mã sản phẩm cho biết thông số của sản phẩm bên trong, không cho biết hồ sơ tuân thủ của chính bao bì. Khi một sản phẩm được bán trong nhiều quy cách bao bì khác nhau theo mùa vụ hoặc theo thị trường, hai luồng dữ liệu này lệch nhau và chuỗi truy xuất bị đứt đoạn ngay khi cơ quan quản lý thị trường đối chiếu. xử lý là xây dựng một hệ mã nhận diện riêng cho bao bì, tách biệt với mã sản phẩm, và dùng xuyên suốt hệ mã đó trong DoC, Hồ sơ Kỹ thuật và nhãn bao bì.
2. Ký DoC khi Hồ sơ Kỹ thuật chưa hoàn chỉnh
DoC chỉ có giá trị khi có Hồ sơ Kỹ thuật làm bằng chứng. Một số doanh nghiệp lập và ký DoC trước, xem đây là bước “hoàn thành nghĩa vụ trên giấy”, trong khi báo cáo thử nghiệm, đánh giá khả năng tái chế hoặc dữ liệu thành phần vật liệu vẫn còn thiếu hoặc chưa cập nhật. Về bản chất, đây là ký một tuyên bố không có căn cứ. Khi bị kiểm tra, cơ quan quản lý thị trường không chỉ xem tờ DoC mà sẽ yêu cầu xuất trình toàn bộ hồ sơ kỹ thuật đi kèm. Nếu không chứng minh được, hậu quả tương đương với trường hợp không có DoC.
3. Nhầm lẫn DoC PPWR với chứng nhận của bên thứ ba
Nhiều doanh nghiệp mặc định rằng cần một tổ chức bên ngoài “cấp chứng nhận PPWR”. Trên thực tế, PPWR áp dụng quy trình Kiểm soát sản xuất nội bộ (Module A) cho bao bì, không có tổ chức được chỉ định tham gia đánh giá. DoC là bản tự công bố do chính Manufacturer lập và ký, không phải giấy chứng nhận do bên thứ ba cấp. Nhầm lẫn này khiến doanh nghiệp bỏ lỡ mốc 12/08/2026 vì chờ đợi một quy trình đánh giá vốn không tồn tại trong PPWR, hoặc tốn chi phí cho các dịch vụ tự xưng “chứng nhận PPWR” không có căn cứ pháp lý.
4. Viện dẫn thừa hoặc thiếu thông tin
Mục 5 trong Phụ lục VIII của Quy định (EU) 2025/40 yêu cầu tuyên bố bao bì phù hợp với các điều khoản áp dụng, nhưng không phải bao bì nào cũng phải tuân thủ tất cả các yêu cầu. Viện dẫn thừa những điều không áp dụng tạo cơ hội để cơ quan quản lý thị trường chất vấn, trong khi viện dẫn thiếu khiến DoC không phản ánh đầy đủ nghĩa vụ tuân thủ thực tế. Doanh nghiệp cần rà soát chính xác loại bao bì của mình thuộc phạm vi áp dụng nào, thay vì sao chép nguyên mẫu từ một bản DoC khác trong ngành.
5. Không cập nhật DoC khi thay đổi vật liệu hoặc nhà cung cấp
Theo Điều 39(2) của Quy định (EU) 2025/40, DoC phải được cập nhật liên tục. Khi doanh nghiệp đổi nhà cung cấp, thay đổi kết cấu màng ghép, điều chỉnh định lượng hoặc khi có yêu cầu pháp lý mới có hiệu lực, bản DoC hiện hành cần được rà soát và phát hành lại. Giữ nguyên một bản DoC cũ trong khi bao bì thực tế đã thay đổi thành phần là lỗi khiến hồ sơ mất giá trị pháp lý ngay tại thời điểm kiểm tra, dù tại thời điểm ký ban đầu tài liệu hoàn toàn hợp lệ.
Câu hỏi thường gặp về Tuyên bố Hợp quy (DoC) của PPWR
1. Có phải nộp DoC cho cơ quan quản lý EU không?
Không. PPWR không quy định phải nộp DoC lên Ủy ban châu Âu hay bất kỳ cơ quan nào. Doanh nghiệp tự lưu DoC và Hồ sơ Kỹ thuật, xuất trình khi cơ quan quản lý thị trường yêu cầu hoặc khi khách hàng trong chuỗi cung ứng đề nghị. Trên thực tế, yêu cầu từ khách hàng EU thường đến trước yêu cầu từ cơ quan quản lý.
2. Doanh nghiệp phải lưu DoC trong bao lâu?
DoC phải được lưu tối thiểu 5 năm đối với bao bì dùng một lần và tối thiểu 10 năm đối với bao bì tái sử dụng, tính từ thời điểm bao bì được đưa ra thị trường. Thời hạn dài hơn dành cho bao bì tái sử dụng phản ánh vòng đời lưu thông dài hơn của loại bao bì này.
3. Một bản DoC có dùng chung cho nhiều loại bao bì không?
Không. DoC gắn với một đối tượng tuyên bố cụ thể, tức một loại bao bì xác định. Doanh nghiệp cung cấp 5 quy cách bao bì cho thị trường EU phải lập 5 bản DoC riêng, mỗi bản có mã nhận diện và hồ sơ kỹ thuật độc lập. Riêng trường hợp cùng một bao bì chịu nhiều văn bản pháp luật EU, Điều 39(3) cho phép hợp nhất thành một tuyên bố.
4. Bao bì không có Tuyên bố Hợp quy có được bán tại thị trường EU không?
Không. Từ ngày 12/08/2026, bao bì chỉ được đưa ra thị trường EU khi tuân thủ Quy định (EU) 2025/40, và sự phù hợp đó được chứng minh bằng DoC cùng Hồ sơ Kỹ thuật tương ứng với mỗi loại bao bì. Quy định không đặt ra thời gian chuyển tiếp riêng cho DoC và không có cơ chế miễn trừ cho các thiết kế bao bì đã lưu hành trước đó. Điều quyết định là thời điểm bao bì được đưa ra thị trường lần đầu.
HƯỚNG DẪN LẬP VÀ KÝ DOC ĐÚNG QUY ĐỊNH
KNA CERT cung cấp dịch vụ Hướng dẫn Doanh nghiệp Bao bì Khai báo DoC và Tuân thủ PPWR.
Liên hệ KNA CERT qua số Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để chuyên gia rà soát hiện trạng bao bì và hướng dẫn doanh nghiệp lập Tuyên bố Hợp quy đúng quy định.
Hỏi đáp
0 Bình luận